ChotGPT Fukuoka | 福岡の会社を"ちょっと"ラクにするローカルDXメディア

「便利そうやけん、とりあえず入れてみた」——気づけば似たようなツールが5つも6つも。チャットはこっち、メモはあっち、ファイル共有はまた別…。中小の現場で、よう聞く悩みです。新しいツールは入れた瞬間は前に進んだ気がするとですが、増えるほどに「あれ、これどこで管理しとったっけ?」と探す時間が増えていきます。実は散らかりを止めるコツは、たくさん入れることでも全部やめることでもなく、目的を1つに決めて、まず1つに絞ることです。この記事では、無料ツールの“入れすぎ”をほどいて、社内で迷わん状態をつくる選び方を、現場の例と数字の見方つきでお伝えします。

この記事のポイント

まず「目的を1つ」決めると選びやすい: 機能の多さで選ぶと迷子になります。今いちばん困っとることを1つに絞ると、選ぶ基準がはっきりします。
“みんなで同じ”が散らからない条件: 良いツールより、全員が同じものを使うこと。社内で1つに統一するだけで探す手間がぐっと減ります。
乗り換えコストを先に見ておく: あとで別のツールに移すときの手間を最初に確認しておくと、入れてから後悔せずにすみます。

なぜ無料ツールほど散らかるのか

無料はお金がかからん分、「とりあえず試す」のハードルがとても低かです。これ自体は悪いことやなかとですが、入れるのが簡単すぎるけん、誰も「全体でいくつ使っとるか」を把握せんまま増えていきます。たとえるなら、もらいもののペンが机の引き出しにどんどん溜まっていく感じですね。1本1本はタダでも、いざ書こうとすると「どれがちゃんと出るペンやったっけ」と探すことになります。

「便利そう」で増えると、迷い時間が増える

春日の小さな工務店では、現場連絡をLINE・無料チャット・メール・共有メモの4つに分けて使っとって、「あの写真どこに送ったっけ」と毎回探すのが当たり前になっとったそうです。一方、同じ規模でも連絡を1つの場所にまとめた天神の設計事務所では、探す時間がほとんどなくなったと言います。ツールが多いほど“賢く”なった気がするとですが、実際に増えるのは選択肢ではなく「どこを見ればいいか分からん迷い時間」のほうやったりします。

Before / After（よくある手戻り）

Before：便利そうなツールを次々に追加 → 人によって使う場所がバラバラ → 「その情報、どっちのアプリに入れた?」と毎回探し直し、二重入力も発生
After：目的を1つに決めて1ツールに統一 → みんな同じ場所を見る → 探す手間と入力ミスが減り、引き継ぎもラクになる

手戻りの多くは「ツールが足りない」からではなく「同じことを別々の場所でやっとる」から生まれます。そろえるべきは数ではなく置き場所です。

まず「目的を1つ」決める

絞ると言うても、いきなり全部を見直すのは大変です。コツは、機能を比べる前に「今いちばん困っとることは何か」を1つだけ決めることです。目的が1つに定まると、ツールの良し悪しではなく「これでその困りごとが消えるか」だけで選べるようになります。

具体例：困りごとを1つに言い切る

連絡が散らばる → 目的は「現場の連絡を1か所に集める」
予定が分からん → 目的は「全員の予定を1つのカレンダーで見る」
ファイルが行方不明 → 目的は「最新のファイルを1か所に置く」

このとき大事なのは、目的を“動詞の1文”で言い切ることです。「便利にしたい」では選べんとですが、「現場の連絡を1か所に集めたい」まで絞ると、候補は自然と数個に減ります。

用語ミニ解説：乗り換えコストとは

乗り換えコストとは、今使っとるツールから別のツールに移すときにかかる手間のことです。過去のデータを移せるか、覚え直しはどれくらいか、ここを最初に見ておくと“あとで動けん”を防げます。糸島の宿泊施設では、予約メモを無料ツールに溜めすぎて、いざ移そうとしたら書き出しができず数百件を手入力した、という例があります。入れる前に「ここからデータを出せるか」を一度確認しておくだけで、こうした手戻りはぐっと減ります。

AIに「1つに絞る相談」をしてみる（コピペOK）

どれを残すか迷ったときは、頭の中の条件をAIに整理してもらうとラクです。むずかしい設定はいりません。無料のChatGPTなどに、次の3点（今の状況・目的・選ぶ基準）を渡すだけです。AIは決定そのものはせんとですが、比べる物差しを並べてくれるけん、判断がしやすくなります。

手順は3ステップ

(1) 今使っとる無料ツールを全部書き出す（用途のメモつき）
(2) 「いちばん困っとること」を1つだけ決めて、目的を1文にする
(3) AIに「目的に対して、どれを残しどれをやめるべきか」を相談する

そのまま使えるプロンプト例

ツールを1つに絞る相談プロンプト

社内で使っている無料ツールが増えすぎたので、1つに絞る相談に乗ってください。

【やってほしいこと】
・下の目的に対して、残すべきツールとやめてよいツールを分ける
・絞り込むときの判断基準を3つだけ挙げる
・乗り換えコスト（データ移行・覚え直し）が大きそうな点を指摘する

【注意】
・特定の有料サービスを買わせる前提では考えない
・最終判断はこちらでするので、決め切らず選択肢を整理するだけでよい

【今いちばん困っていること（目的）】
（例：現場の連絡を1か所に集めたい）

【今使っているツールと用途】
（ここに今のツールを箇条書きで貼る）

AIに貼るときは、お客さんの氏名・電話番号・社内のID/パスワードなどは消してから貼りましょう。AIの答えはあくまで“整理のたたき台”です。実際にどれをやめるかは、現場で使っとる人の声を聞いてから決めると安心です。

社内で「1つに統一」して、数字で見守る

絞るところまでできたら、最後はみんなが同じものを使うところまで持っていきます。ここが抜けると、せっかく決めても「自分はこっちが慣れとるけん」と元の散らかりに戻ってしまいます。完璧なツールより、全員がそろって使えるツールのほうが現場では強かです。効果は感覚で終わらせず、1つだけ数字を決めて記録すると続きます。

使ってないツールの数：思い切ってやめられた（ログインしなくなった）ツールが何個か
迷い時間：「どこに入れたっけ」と探す時間が1日あたり何分減ったか
同じものを使えとる人の数：統一したツールを実際に使っとる人が何人か

KPIは欲張らず1つでOK。たとえば「使ってない無料ツールが6個→2個に減った」だけでも、机の上も頭の中もすっきりします。

まとめと次にやること

無料ツールは入れやすいぶん散らかりやすい。増やす前に「目的を1つ」決めると選べます
良いツールより“みんなで同じ”が散らからない条件。社内で1つに統一しましょう
乗り換えコスト（データを出せるか）を先に見ておくと、入れてから後悔せずにすみます

次にやること：まずは今使っとる無料ツールを紙に全部書き出して、「いちばん困っとること」を1つだけ丸で囲んでみましょう。それから上のプロンプトでAIに相談すれば、やめてよいツールが見えてきます。1つに絞れた瞬間から、現場の迷い時間は減りはじめます。

うちの場合どれを残す？と思ったら、ちょっとLINEで聞いてみてください。

LINEで「業種・いま一番の困りごと・だいたいの規模」を2〜3行送ってください。あなたの会社の“最初の一歩”を1つ、具体的に無料で提案します。売り込みはしません。

ちょっとLINEで聞いてみる
＜無料相談＞

無料ツールを入れすぎて散らかる前に、目的を1つ決めてまず1つに絞る選び方