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「ChatGPTに頼むたび、うちの会社のことを一から説明しよる」——そんな声を現場でよう聞きます。業種も、扱っとる商品も、言うたらいかん言葉も、毎回ゼロから打ち込むのは正直しんどいですよね。しかも説明が足りんと、的外れな回答が返ってきて、結局やり直し。実はこれ、最初に貼るだけの“固定ヘッダー”（毎回使う定型文）を1枚つくっておくだけで、ぐっとラクになります。この記事では、会社名・業種・商品・禁則を入れた固定ヘッダーの作り方を、現場の例と雛形つきで、やさしくお伝えします。

この記事のポイント

毎回の前提説明は「固定ヘッダー」でゼロにできる: 会社の前提を1枚にまとめておき、頼みごとの前にコピペで貼るだけ。説明の手間が消えます。
入れるのは「会社・業種・商品・禁則」の4点: 誰の何の話か、そして言うたらいかんことをそろえると、的外れな回答が減ります。
禁則を書いておくと“事故”が防げる: 断定してほしくない価格や納期、出してほしくない言葉を先に伝えると、危ない回答を未然に止められます。

なぜ毎回の前提説明がムダになるのか

ChatGPTは賢かですが、こちらの会社の事情は何も知りません。だけん頼むたびに「うちは○○業で、商品は△△で…」と説明がいる。ところが人の手で毎回打つと、説明が長くなったり、逆に抜けが出たりして、回答の精度が日によってバラつきます。前提がそろわんことには、AIは毎回ちがう前提で考えてしまうとです。

「前提がそろわん」と回答もブレる

薬院のリフォーム会社では、見積もり文面の下書きをChatGPTに頼むたび、担当者ごとに会社説明の書き方がちがって、出てくる文章のトーンもバラバラになっとったそうです。ある人は固めの敬語、ある人はやわらかい口調。お客さんに渡す前に毎回直すから、かえって手間が増えとった。屋台で注文のたびに「うちはこういう店で」と一から説明しよったら日が暮れるのと同じで、前提は最初にいっぺん固めておくのが結局いちばん早かとです。

Before / After（よくある手戻り）

Before：頼むたびに会社説明を打ち直す → 人や日によって前提がバラつく → 回答がブレて、毎回手直しが発生
After：固定ヘッダーを1枚用意してコピペ → 誰が使っても前提が同じ → 回答が安定して、手直しがぐっと減る

手戻りの多くは「AIの賢さ」ではなく「前提のバラつき」から生まれます。そろえるべきは最初に渡す情報です。

固定ヘッダーに入れる4つの要素

固定ヘッダーは、むずかしく考えんでよかです。AIに「あなたはこういう会社の人を手伝います」と最初に伝える、自己紹介カードのようなもの。入れるのは大きく4つだけです。

会社・業種・商品・禁則の4点を書く

会社の前提（社名・地域・お客さんは誰か）→「○○（社名）。糸島で個人のお客さま向けに住宅リフォームをしています」
業種・立場（何の仕事の、どの担当か）→「現場の見積もり担当として手伝ってください」
商品・サービス（扱っとるものの中身）→「主力は水回りのリフォームと外壁塗装です」
禁則（言うたらいかんこと）→「価格・納期・保証は断定しない。専門外の医療・法律の助言はしない」

用語ミニ解説：禁則とは

禁則とは、「これは言わんといて」「これは断定せんといて」という、先に伝えておくブレーキのことです。たとえば価格や納期をAIが勝手に約束してしまうと、お客さんとの話がこじれます。春日の工務店では「金額は必ず“目安”と書く／保証内容は担当が確認のうえ回答する」と禁則をヘッダーに入れたことで、下書きの段階で危ない言い回しが出てこんようになった、という例があります。先に止めておくと安心とです。

そのまま貼って使える固定ヘッダーの雛形

では実際の雛形を見てみましょう。下の【　】の中を自社の言葉に入れ替えて、ChatGPTに頼みごとをする前に、いちばん上にコピペで貼るだけです。一度つくっておけば、あとは毎回これを貼ってから「○○して」と続けるだけでよかです。

使い方は2ステップ

(1) 下の雛形の【　】を自社の内容に書き換えて、メモ帳などに1枚保存しておく
(2) ChatGPTに頼むときは、この固定ヘッダーを先に貼り → その下に「今日やってほしいこと」を続ける

固定ヘッダーの雛形

会社の前提を伝える固定ヘッダー

これからの会話では、まず以下の前提を踏まえて回答してください。

【会社の前提】
・社名：【〇〇株式会社】
・地域とお客さま：【糸島で個人のお客さま向け】
・私の立場：【現場の見積もり担当】

【業種・仕事の内容】
・【住宅リフォーム業】の現場担当として手伝ってください

【商品・サービス】
・主力：【水回りリフォーム／外壁塗装】
・補足：【繁忙期は春と秋】

【禁則（これは守ってください）】
・価格・納期・保証は断定しない（必ず「目安」「確認のうえ回答」とする）
・専門外（医療・法律など）の助言はしない
・お客さまの氏名・電話番号など個人情報は出力に含めない

以上を前提に、このあとの依頼に答えてください。

守秘・個人情報に注意。固定ヘッダーにお客さまの氏名・電話番号・契約金額などは書き込まんようにしましょう。社外秘の数字や取引先名も避けて、「前提」として安全に使える範囲にとどめると安心です。

固定ヘッダーで“説明の手間”を減らす（数字の見方）

固定ヘッダーが1枚あると、頼みごとは「毎回ゼロから説明する仕事」から「貼って続きを書くだけの仕事」に変わります。効果は感覚で終わらせず、1つだけ数字を決めて記録すると続きます。

1回あたりの説明時間：頼むまでの前置きに何分かかっとったか
手直しの回数：的外れな回答での書き直しが何件減ったか
使える人の数：同じヘッダーを使える人が何人になったか

KPIは欲張らず1つでOK。たとえば「1回あたりの前置きが5分→30秒になった」だけでも、1日に何回も使う人ほど効果は大きかです。

まとめと次にやること

会社の前提は「固定ヘッダー」を1枚つくれば、毎回の説明をゼロにできます
入れるのは「会社・業種・商品・禁則」の4点。誰が使っても前提がそろいます
禁則を先に書いておくと、価格や納期の危ない断定を未然に止められます

次にやること：まずは上の雛形の【　】を自社の言葉に書き換えて、1枚だけ作ってみましょう。メモ帳に保存しておけば、明日からの頼みごとがコピペ1回でぐっとラクになります。

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