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「打ち合わせは終わったのに、議事録が出てくるのは翌日の夕方」——こういう現場、けっこう多かとです。話した本人は覚えとっても、文字にする時間が取れんまま後回しになり、決まったことが伝わるのが遅れる。気づけば「あれ、誰が何をいつまでにやるんやったっけ」と確認のやりとりが増えて、手戻りが生まれます。実は議事録は、録音さえあればAIに渡して「4つの欄」に整えてもらうだけで、5分前後でたたき台が出せます。この記事では、要点→決定事項→ToDo→期限の順に整える手順を、用語の補い方とプロンプト例つきで、几帳面に組み立てていきます。

この記事のポイント

議事録は「4つの欄」に分けると速い: 要点・決定事項・ToDo・期限に分けるだけで、書く側も読む側も迷わんようになります。
録音をAIに渡せば下書きは5分: 文字起こしから清書まで人がやると30分。録音をAIに渡せば、たたき台は数分で出てきます。
固有名詞は「用語集」で先に補う: 社名・商品名・略語をAIは聞き取り違えます。用語集を渡せば誤変換が一気に減ります。

議事録が遅れる本当の理由は「形式が毎回ちがう」こと

議事録が後回しになるのは、書く人が怠けとるからやありません。毎回ゼロから書き起こしとるから時間がかかるのが本当の理由です。誰が何を話したかをそのまま並べると長くなり、読む人も「で、結局どうなったと?」と探す羽目になります。先に入れ物（欄）を決めておけば、あとはそこに流し込むだけ。形が固定されると、書く時間も読む時間もぐっと縮みます。

「要点・決定・ToDo・期限」の4欄に固定する

薬院の設計事務所では、打ち合わせメモを担当者ごとに自由形式で書いとったため、議事録の体裁がバラバラで、後から見返しても決定事項が埋もれとったそうです。そこで「要点／決定事項／ToDo／期限」の4欄だけに統一したところ、誰が書いても同じ形になり、共有後の「これ決まったと?」という確認が減ったといいます。山笠の舁き手が役割と順番を先に決めとくように、欄を決めるのは段取りそのものです。

Before / After（よくある手戻り）

Before：会話を時系列でそのまま清書 → 決定事項が文章に埋もれる → 「誰の担当?」「期限は?」と後から問い合わせが続く
After：録音をAIで4欄に整理 → 決定とToDoが一目で分かる → 共有した瞬間に各自が動ける

手戻りの多くは「書く速さ」やなく「形式のバラつき」から生まれます。そろえるべきは欄の並びです。

固有名詞は「用語集」で先に補っておく

AIに録音を渡すとき、いちばんつまずくのが社名・商品名・略語の聞き取り違いです。「マルセイ商事」が「丸正商事」になったり、社内だけで通じる略語が意味不明な単語に化けたりします。ここを後から直すと手間なので、先に用語集を渡しておくのが几帳面なやり方です。

具体例：渡しておくと効く用語集の中身

正式名称と読み（例：「ALLFESTA＝オールフェスタ、当社サービス名」）
社内の略語（例：「定例＝週次の定例打ち合わせ」「先方＝発注元の◯◯社」）
人名と役割（例：「田中＝先方の窓口」「うちの中村＝制作担当」）

用語ミニ解説：ToDoと決定事項のちがい

決定事項は「その場で合意して動かない事実」（例：納品は今月末に確定）。ToDoは「これから誰かがやる作業」（例：見積もりを再作成する）です。糸島の食品加工会社では、この2つを同じ欄に混ぜとったため「決まったのか、これからやるのか」が曖昧になり、二重作業が起きとったそうです。欄を分けただけで、担当者が自分のやることだけを拾えるようになった、という例があります。

録音をAIで議事録にする手順（コピペOK）

むずかしい設定はいりません。打ち合わせをスマホやICレコーダーで録音し、文字起こししたテキストを用意したら、次の3点（用語集・整える欄・出力形式）をAIに渡すだけです。録音の管理は、終わったらすぐファイル名に日付と議題を付けて保存するのを習慣にすると、後で探す手間が消えます。

手順は3ステップ

(1) 録音を文字起こしする（スマホの音声入力や文字起こしアプリでOK）
(2) 用語集と一緒に、下のプロンプトでAIに4欄へ整理してもらう
(3) 出てきた下書きを人が3分だけ見直して、その場で共有する

そのまま使えるプロンプト例

打ち合わせ議事録 4欄整理プロンプト

以下は打ち合わせの文字起こしです。議事録のたたき台を作ってください。

【やってほしいこと】
・次の4つの欄に分けて整理する：要点／決定事項／ToDo／期限
・ToDoは「誰が・何を」がわかるように箇条書きにする
・期限は本文で言及があったものだけ書き、無ければ「未定」と記す

【注意】
・推測で期限や担当を埋めず、文字起こしに無い情報は作らない
・固有名詞は下の用語集に従って表記をそろえる
・金額・納期は確定表現にせず、本文どおりに書く

【用語集】
（例：ALLFESTA＝オールフェスタ／定例＝週次の打ち合わせ／田中＝先方窓口）

【文字起こし】
（ここに録音の文字起こしを貼る）

守秘・個人情報に注意。取引先の連絡先や未公開の金額が含まれる録音は、社内で使ってよいAIか確認してから貼りましょう。期限や担当をAIが勝手に推測して埋めることがあるので、共有前に人が必ず一度見直すのが安全です。

仕組みにして「共有までの遅れ」を測る（数字の見方）

議事録が速く出せるようになっても、感覚で「ラクになった」で終わらせると続きません。数字を1つだけ決めて記録すると、改善が見えて習慣になります。ここでおすすめなのが「共有までの遅延」を見る方法です。打ち合わせが終わってから、議事録を全員に共有するまでに何時間かかったかを測ります。

共有までの遅延：打ち合わせ終了から議事録共有までの時間
確認のやりとり：「これ決まった?」「担当は?」という問い合わせが1回あたり何件か
書ける人の数：議事録を任せられる人が何人になったか

KPIは欲張らず1つでOK。たとえば共有までの遅延が「翌日（約24時間）→当日30分」に縮むだけで、現場の動き出しが一日早まります。

まとめと次にやること

議事録は「要点／決定事項／ToDo／期限」の4欄に固定すると、書くのも読むのも速くなります
社名・略語・人名は用語集で先に補うと、AIの聞き取り違いがぐっと減ります
共有までの遅延を1つだけ測れば、改善が見えて仕組みとして続きます

次にやること：まずは次の打ち合わせを1本だけ録音して、上のプロンプトで4欄のたたき台を作ってみましょう。用語集は3語からで十分です。1回試すと、議事録が「あとで書く仕事」から「終わった瞬間に出せる仕事」に変わります。

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録音した打ち合わせを5分で議事録に。要点・決定・ToDoに整える手順