社長の「右腕」をAIに。スケジュール調整とメール下書きの自動化

「あの日、空いとる？」「すみません、その日は別の予定が……」――この日程調整ラリー、福岡の社長さんほど毎日しよる印象です。電話・メールが増えるほど、社長の時間は細切れになって、肝心の判断が後回しになりがちです。2026年はいよいよ、AIでこのムダを減らせます。この記事では、ITが苦手でも今日から始められる「社長の時間を1日1時間つくるAI右腕」の作り方を、予約リンク・メール作成・スマホ秘書の3本立てで解説します。

日程調整ラリーをゼロにする予約リンク

日程調整のためだけにメールを3往復するのは、今のビジネスでは大きな時間ロスです。2026年の基本は、自分の空き時間を相手に選んでもらう予約リンク（予約ページ：空き枠から選べるページ）を送るやり方です。

デジタルな受付担当を置く感覚

Googleカレンダー（予定を管理するサービス）を使っているなら、予約枠を作ってリンクを送るだけで運用できます。商談OKの時間帯を先に決めておけば、相手が選んだ瞬間に予定が入り、必要ならオンライン会議の案内も自動で整います。

福岡の商習慣でも失礼にならない伝え方

「選ばせるのは失礼やない？」と不安になりがちですが、実際は相手の手間も減るので喜ばれやすいです。たとえば博多の取引先に送るなら、「お手数を減らしたく、空き枠からお選びいただけるようにしました」と一言添えると角が立ちにくいです。

すぐ使える送付文テンプレ

予約リンクは、文章が短いほど伝わります。次の形で送るとスムーズです。

お断り・督促・謝罪のメールをAIで3秒下書き

値上げのお願い、支払いの督促、気まずいお断り。こういうメールは、文章を考えるだけで疲れます。2026年のAIは、社長の言いたいことを整えて、角が立たない丁寧文に仕上げるのが得意です。

AIに渡すのはメモで十分

ChatGPT（文章作成を助けるAI）やGemini（Google系のAI）に、「誰に」「何を」「いつから」「どれくらい」「トーン」を渡すだけで下書きが作れます。完璧な指示は不要です。社長の言葉が荒くても、文章は丁寧に整えられます。

福岡の現場でよく出るストレスメール3選

福岡の中小企業で特に多いのは、この3つです。ここをAIに任せるだけでも、心の消耗が減ります。

• お断り：誘い・提案を断る返信
• 督促・お願い：入金確認、書類提出の催促
• 謝罪：納期遅れ、手配ミスの連絡

そのまま使えるAI用の指示例

AIに投げる文は、箇条書きで十分です。下の形をコピペして使いましょう。文章が整うと、社長の気持ちも整います。ええ感じに「整（ととの）う」けん、サウナ…じゃなくて仕事が進みます。

宛先：A社（担当：○○様）
目的：来月から10%値上げをお願いしたい
背景：原材料と物流費が上がっている
トーン：申し訳なさは出すが、結論ははっきり
要件：いつから／何％／問い合わせ先／今後も取引を続けたい気持ち
文字量：400〜600字
件名案も3つ出して

スマホ1台で回すAI秘書の基本設定

2026年のスマホは、音声で指示して仕事を進めやすくなっています。ここでは「難しい設定を増やす」より、社長が毎日使う流れにAIを混ぜることを優先します。

AIエージェントの考え方

AIエージェント（用事をまとめて進めるAI）という言い方がありますが、要は「社長の代わりに段取りを進める係」です。たとえば「来週火曜の空きに○○さんの商談を入れたい」と言えば、空きを探し、予約リンク用の枠を作るところまでを支援できます。

福岡の移動時間を仕事時間に変える使い方

天神のカフェ、博多駅の待ち時間、現場への移動中。福岡は移動が多いけん、スマホ活用が効きます。音声で「今日来た長い資料、3行で要点」と頼めば、まず概要を掴んで、判断のスピードを上げられます。

社長の右腕になる必須ツールを3つに絞る

あれこれ増やすと続かんので、まずは3つで十分です。

• カレンダー：予約リンクで日程調整を減らします
• メール：下書き支援でストレスを減らします
• AIアプリ：要約・文章作成・相談をまとめて引き受けます

まとめ：社長は判断に集中する

スケジュール調整やメール作成は、経営において「作業」であり「判断」ではありません。作業をAIに寄せるほど、社長の頭の中に考える余白が戻ってきます。福岡で「よか会社」にするには、社長の時間を守る仕組みが先です。

• 予約リンクで日程調整の往復を減らせます
• ストレスメールはAIで下書きして気疲れを減らせます
• スマホ秘書で移動中のスキマ時間を増やせます

次にやること：カレンダーで予約枠を1つ作り、次の商談でリンクを1回送ってみましょう。