「共有フォルダ作ったばってん、逆に分からんごとなった…」──福岡の中小企業さんで、これもよう聞く話です。便利にするつもりで作った共有フォルダが、いつの間にか探せん・消えた・誰が作ったか分からん状態になっとるケース、少なくありません。
この記事では、共有フォルダを作る前に決めとくと後が楽になるルールを、ITが得意やない会社向けにやさしく解説します。難しい仕組みは要りません。最初の一手で差がつきます。
この記事のポイント
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作る前がいちばん大事
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後から直すより、最初に決めた方が圧倒的に楽です。
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ルールは少なめでよか
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細かすぎると守られません。最低限で十分です。
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人が変わっても回る
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誰が見ても分かる状態を目指します。
なぜ共有フォルダは荒れやすいのか
共有フォルダがぐちゃぐちゃになる原因は、システムやなくて決まりごとが無いことです。みんな善意で保存しよるだけなんです。
福岡の会社でありがちな状態
「新規フォルダ（2）」「○○資料_最新_修正_最終」みたいな名前が並んで、どれが正解か分からん状態になります。
よくある誤解
「使いながら整えればよか」と思いがちですが、人が増えるほど修正は難しくなります。
最初に決めるべき基本ルール
まずは、全員が守れそうな最低限から決めましょう。
フォルダ構成を決める
部署別・業務別など、大きな箱を先に作ります。例えるなら、天神のビルで「何階に何があるか」を決める感じです。
ファイル名の付け方
日付＋内容＋作成者、くらいで十分です。「誰が見ても分かる」が基準になります。
重要ポイント：「自分が分かる」ではなく「初めて見る人が分かるか」で判断しましょう。
保存していいもの・ダメなもの
何でも入れてよか状態は、後で必ず困ります。
共有すべきもの
引き継ぎが必要な資料、全員で見る書類、あとで見返すものです。
個人用は置かん
一時的なメモや下書きは、個人の場所に置きます。博多弁で言うと「仮置き場を決めとく」感覚です。
運用ルールも一言決める
作った後の使い方も、少しだけ決めとくと安心です。
勝手に消さない
不要そうでも、消す前に一声かける。これだけでトラブルは減ります。
よくある失敗
ルールを長文で配ることです。読まれません。A4一枚で十分です。
完璧な管理より、「迷わん状態」を目指しましょう。
まとめ
- 共有フォルダは作る前のルールが8割です
- フォルダ構成と名前付けだけでも決めましょう
- 人が変わっても分かる形を意識します
次にやること：今ある共有フォルダを開いて、「分かりにくか所」を3つ探してみましょう。
