ITトラブル時に担当者が疲弊しない仕組み

「ITのトラブルが起きるたびに、あの人に電話が集中してしもうて…」──福岡の中小企業さんで、ほんとによく聞く話です。パソコンやシステムに詳しか人が一人おると、その人に頼りきりになって、トラブル＝その人が疲弊する構図になりがちです。

この記事では、ITが苦手な会社でもできる担当者が一人で抱え込まん仕組みを、福岡の現場感覚でやさしく解説します。「人を増やさんと無理やろ？」と思われるかもしれませんが、仕組みでずいぶん楽にできます。

なぜIT担当者は疲弊するのか

ITトラブルで疲れる原因は、技術そのものより頼られ方にあります。「分からんけん全部聞こう」が続くと、仕事が止まります。

福岡の会社でありがちな状況

現場から「プリンタが動かん」「メールが送れん」と電話が鳴りっぱなし。本人は本来の仕事が進まず、定時後に対応することになります。

よくある誤解

「詳しか人がおるけん大丈夫」と思いがちですが、その人が休んだ瞬間に業務が止まるのは、会社としてリスクです。

トラブル対応を仕組みに変える考え方

ポイントは、聞かんでも分かる状態を少しずつ作ることです。一気にDXせんでも構いません。

よくあるトラブルを見える化する

「Wi-Fiが切れる」「パスワードを忘れる」など、よくある内容を書き出します。福岡の現場でも、8割は同じ質問です。

簡単な対処メモを作る

難しい文章は不要です。「まず再起動」「ここを押す」だけでOK。紙1枚でも十分効果があります。

担当者を守るルール作り

仕組みと一緒に、社内ルールも決めると疲弊が減ります。

連絡方法を決める

電話が一番しんどいです。「まずはチャットやメモで内容を書く」だけでも、対応が楽になります。

すぐ直らん時の考え方

ITは魔法やありません。「今日は代替手段で進める」判断を共有すると、担当者のプレッシャーが減ります。

外に頼るのも立派な仕組み

全部を社内で抱え込む必要はありません。外部に逃がすのもDXの一つです。

よくある失敗

「外注＝高か」と決めつけることです。月数万円で相談できる先があると、精神的にかなり楽になります。

まとめ

• ITトラブルは人ではなく仕組みで受け止めましょう
• よくある質問を見える化するだけでも効果があります
• 外に頼ることも、担当者を守る手段です

次にやること：最近あったITトラブルを3つ書き出してみましょう。