社内ヘルプデスクを作らないほうがよい会社の特徴

「社内ヘルプデスク、そろそろ作ったほうがよかろうか？」──福岡の中小企業さんから、よう聞く相談です。パソコンやシステムの質問が増えてくると、誰かがまとめて対応したほうが楽そうに見えますよね。ただし、実は“作らんほうがよい会社”も少なくありません。無理に作ると、かえって現場が回らんごとなるケースもあります。この記事では、社内ヘルプデスクを作らないほうがよい会社の特徴と、その代わりに取れる現実的な方法を、やさしく解説します。

人手がカツカツな会社

社員数が少なく、一人ひとりが複数の役割を持っとる会社では、社内ヘルプデスクは負担になりがちです。専任を置けん場合、結局は誰かの“ついで仕事”になります。

福岡の現場でよくある話

例えば、製造業や建設業で「現場も事務も見るベテランさん」がヘルプデスク役になるケースです。質問対応で電話が鳴りっぱなしになり、「仕事が進まん！」となりがちです。

質問が特定の人に集中している会社

「パソコンはあの人に聞け」「システムはあの人しか分からん」──こうなっとる会社は、ヘルプデスク以前の課題があります。

まずやるべきこと

この場合は、よくある質問を紙や共有フォルダにまとめることが先です。社内マニュアルや簡単な手順書を作るだけでも、質問はかなり減らせます。

よくある誤解

「ヘルプデスクを作れば属人化が解消する」と思われがちですが、実際は逆で、属人化が固定されることもあります。

ITやデジタルがまだ定着していない会社

新しいシステムを入れたばかり、ルールも運用もまだフワッとしとる状態では、ヘルプデスクは早すぎます。

福岡の商売に例えると

オープンしたての店で、まだメニューも決まっとらんのに「問い合わせ窓口」だけ作るようなものです。まずは使い方を揃えることが先です。

外部サービスで足りる会社

最近は、外部のサポートやツールで十分カバーできるケースも増えています。無理に内製せんでもよか場合も多いです。

現実的な代替案

• システム会社のサポート窓口を使う
• チャットで質問をまとめる
• 月数万円の外部ヘルプデスクを使う

長浜ラーメンも、毎日スープを仕込まずに業者さんを頼る店がありますよね。それと同じ考え方です。

まとめ

• 人手に余裕がない会社は、社内ヘルプデスクは負担になりやすいです
• 属人化が強い場合は、まず情報整理が先です
• 外部サービスを使う選択肢も十分あります

次にやること：「今、社内で一番多い質問は何か」を3つ書き出してみましょう。