仕事が属人化する会社で起きているIT的な問題

情報が「人」にひも付いている

属人化の正体は、だいたいここにあります。仕事そのものではなく、情報の置き場所が問題になっとるケースです。

データが個人の中にある

・個人のパソコンの中
・個人のメール
・個人のクラウド

この状態やと、その人＝仕事になってしまいます。会社としては、何がどこにあるか見えません。見えない仕事は、不安を生みやすく、周りも手を出しづらくなります。

よくある状況

福岡の中小企業さんで、本当によく見る光景です。屋台で言うたら、常連さんしか作り方を知らん名物メニューみたいな状態ですね。

アカウント管理が個人任せ

IT的に見ると、ここはかなり危ないポイントです。仕組みが人に依存しとる状態と言えます。

管理者が誰か分からない

メール、クラウド、業務ツール。
誰が管理者か分からん状態は、属人化の典型です。「何かあったら〇〇さんに聞こう」が積み重なっています。

退職時に何もできなくなる

その人しかパスワードを知らん。
その人しか設定を触れん。
こうなると、辞めた瞬間に仕事が止まります。人は安心できる環境があってこそ、力を発揮できます。

手順が頭の中にしかない

マニュアル以前の問題です。やり方が共有されていません。

口頭・記憶頼り

「いつもの感じで」「前と同じように」。
これ、ITが絡む仕事では再現できません。人の記憶は意外とあいまいです。

よくある失敗

結果、同じミス・同じトラブルが繰り返されます。博多山笠も、手順を共有しとるけん安全に動けるんですよね。

共有できる仕組みがない

「共有しよう」と言う前に、土台が整っていません。

置き場所が決まっていない

ファイル、情報、連絡先。
どこに置くか決まっとらんと、自然と人に集まります。

ツールがバラバラ

人によって使うメール、クラウド、メモが違う。
これも、属人化を一気に進めます。「みんな同じ地図を見とらん」状態です。

「忙しいから後で」が積み重なっている

属人化は、ある日突然起きるわけではありません。小さな先送りの積み重ねです。

一時対応が恒久対応になる

「とりあえず〇〇さんに任せとこう」。
これが何年も続いた結果が、今の状態です。

よくある勘違い

でも、休む・異動するだけでも、同じ問題は起きます。人は環境が変わると、行動も変わります。

まとめ

• 属人化の多くは、ITの管理不足が原因です
• 情報・アカウント・手順が人に集中しています
• 仕組みを少し整えるだけで、改善の余地は十分あります

次にやること：「あの人しか分からん仕事」を3つ書き出して、その情報がどこにあるか確認してみましょう。まずは小さく、一歩ずつで大丈夫です。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。