「うちは現場が多いけん、パソコンは共有で十分」「1人1台は大げさやろ」――福岡の中小企業さんでは、まだまだ普通の話です。実際、全員にパソコンを配るのはコストもかかりますし、すぐには難しいですよね。ただし、パソコンが1人1台じゃない会社ほど、先に見直すべきポイントがあります。そこを押さえとかんと、仕事が回らん・責任が曖昧・情報が守れん、という問題が出てきます。この記事では、まず何から手を付けるべきかを、現実的に解説します。
この記事のポイント
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端末より先に
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パソコンの台数より、使い方の整理が先です。
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アカウント管理
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誰が使ったか分かる状態が大事です。
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データの置き場所
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保存先がバラバラだと事故が起きます。
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少しずつ改善
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一気に変えず、段階的で大丈夫です。
まず見直すべきは「使い方のルール」
パソコンが足りんこと自体より、ルールが無いことの方が問題です。
誰が使ったか分かる状態か
共有パソコンでよくあるのが、「誰が最後に触ったか分からん」状態です。これでは、ミスが起きても原因が追えません。
最低限、ログイン名や利用者を分けるだけでも、仕事の整理がしやすくなります。
よくある失敗
・全員が同じログインで使う
・履歴やデータを消さずに使い回す
これは便利そうで、実は責任の所在が消えるやり方です。
データの保存場所を決める
共有パソコン環境で一番トラブルが多いのが、データの置き場所です。
「どこに保存したか分からん」問題
デスクトップ、USB、個人フォルダ…バラバラやと、探す時間だけで仕事が止まります。福岡の卸売業さんでも、これが毎日のストレスになっとりました。
最低限の決めごと
保存先は1か所に決める
例：共有フォルダ、クラウド上のフォルダなど
細かいルールはいりません。「ここに置く」だけ決めれば十分です。
個人と会社の情報を分ける
共有パソコンほど、ここがごちゃごちゃになりがちです。
私用利用が混ざるリスク
私用メール、私用USB、私用アカウント。これが混ざると、情報漏えいの原因になります。
会社用だけに絞る
共有パソコンは会社の仕事専用と割り切るのが安全です。私用は持ち込まん、これだけでも事故は減ります。
「1人1台」にする前にできる現実策
いきなり全員分のパソコンは難しいですよね。
優先順位をつける
まずは、外部とやり取りする人（営業・事務）から個別環境を用意します。全員一斉でなくて大丈夫です。
福岡の中小企業で多い進め方
「最初は共有＋一部専用」→「少しずつ増やす」。この流れが一番多いです。博多弁で言うなら、一気に走らんで、歩きながら考える感じです。
まとめ
- パソコンの台数より、使い方のルールが先です
- 誰が使ったか分かる状態を作ることが大事です
- データの保存先と私用混在をまず整理しましょう
次にやること：今の共有パソコンで「誰が・どこに・何を保存しよるか」を一度書き出してみましょう。
