社内でメールアドレスを社員個別でもつべき理由と最低限の考え方

なぜ社員ごとにメールアドレスを持つべきなのか

社員個別のメールアドレスは、IT好きのための話ではありません。会社を守り、仕事を回しやすくするための基本です。

取引先からの信用が変わる

たとえば福岡の製造業さんが見積依頼を送るとき、「info@〜」だけやと、相手は「誰が担当なんやろ？」と不安になります。「tanaka@会社名」のように個人が分かるだけで、責任を持って対応してくれそうという安心感が生まれます。

連絡ミス・見落としが減る

代表アドレスをみんなで見る運用やと、「見た」「聞いてない」が起こりがちです。個人アドレスがあれば、誰宛ての連絡かが明確になり、仕事の整理がしやすくなります。

代表アドレスだけ運用の落とし穴

「今まで困っとらんけん大丈夫」と思いがちですが、実はリスクは静かにたまっていきます。

引き継ぎでメールが迷子になる

退職した社員とのやり取りが、代表アドレスの奥に埋もれて分からなくなるケースです。福岡の建設業さんでも、これが原因で対応遅れになった例があります。

よくある失敗

どちらも情報漏えいの原因になります。「うちは小さい会社やけん狙われん」と思いがちですが、規模は関係ありません。

Google Workspace・Microsoft 365とは何か

ここで出てくるのが、会社用メールを楽に安全に使うためのサービスです。

どんなサービスなのか

Google WorkspaceやMicrosoft 365は、会社で使うメールや仕事用アカウントをまとめて管理できるサービスです。

社員ごとのメール作成、パスワード管理、迷惑メール対策、退職時の利用停止などを、専門知識がなくても画面操作だけで設定できます。

何が「設定が簡単」なのか

たとえば新しい社員が入った場合、管理画面で名前とパスワードを決めるだけで、「○○＠会社名」のメールアドレスをすぐに作れます。退職時もボタンひとつでメールを止められるため、誰が見ているか分からないメールが残る心配が減ります。

中小企業に向いている理由

自前でメールサーバーを用意する必要がなく、安全対策も最初から含まれているのが特長です。福岡の中小企業さんでも、「難しかと思っとったけど、意外と楽やった」という声が多いです。

スモールスタートで始めるコツ

いきなり全社員分を用意せんでも大丈夫です。

まずは3人から

社長、経理、営業担当。この3人だけでも、メールの整理と安心感は大きく変わります。

福岡の中小企業で多い進め方

最初は「様子見」で始めて、慣れてから人数を増やすやり方です。博多弁で言うなら、食わず嫌いせんで、ひと口食べてみる感じです。

まとめ

• 社員個別のメールは、信用と仕事の整理のために必要です
• 代表アドレスだけの運用は、見えにくいリスクがあります
• Google WorkspaceやMicrosoft 365を使えば、無理なく始められます

次にやること：まずは「誰から個人メールを持たせるか」を決めてみましょう。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。