メールの文面づくりが3倍速に！ChatGPTで“返信文テンプレ”を作る

メール返信テンプレをChatGPTで作ると何がラクになるか

メール返信は、小さな作業のようで実は時間を取られやすい仕事です。ChatGPTでテンプレを作っておけば、考える時間を大幅に減らせます。特に中小企業では、総務や営業を兼務している担当者が多く、業務負担を軽くできます。

福岡の商売現場で起きがちな“返信の悩み”

たとえば「取引歴が長い地場企業への返信」「博多弁は使わんけど、距離感は近くしたか」など、絶妙なニュアンスに悩む場面があります。この“距離感調整”こそAIが得意で、指示すれば自然に整えてくれます。

よくある誤解：AIは冷たい文章しか作れんと？

そんなことはありません。ChatGPTは「やわらかめ」「きっちり目」など、文章トーンまで指定できます。福岡あるあるの“ちょっと気遣い多め”も表現できます。

重要ポイント

返信テンプレをつくる手順

テンプレづくりは難しくありません。現場で使っているメールを2〜3件まとめて渡し、文章のクセを覚えさせる方法が簡単です。

手順1：今使っているメールを集める

営業、総務、採用、問い合わせ対応など、パターン別に過去メールをコピーして準備します。福岡の地場企業とのやりとりなら「やり取りの温度感」も一緒にメモしておくと精度が上がります。

手順2：ChatGPTに“文章のクセ”を学習させる

メールを数通渡し、「この書き方の特徴をテンプレにして」と頼むだけで、あなたの文体を真似したテンプレができます。

手順3：返信パターンごとにテンプレを生成する

「お礼」「日程調整」「見積り送付」「お断り」など、用途別に作りましょう。特にお断り文は、地場の商習慣に合わせて“やわらかさ”を調整できます。

AIプロンプト例（コピペでOK）

以下のメール文面を読み、私のメールの書き方の特徴をつかんでください。
そのうえで、以下の用途の「返信テンプレ」を3つ作ってください。
・日程調整
・資料送付
・お断り（やわらかめ、福岡の地場企業向け）

【これまでのメール文面】
（ここに過去メールを貼る）

・文章トーンは「丁寧すぎず、失礼のない範囲」
・言い回しのクセは可能な範囲で反映
・空欄に差し込みやすい構成
・できるだけ短く 

福岡での実務例：こう使うと効果が出やすい

福岡の企業でよくある業務を例に、AIテンプレがどう役立つかを紹介します。

博多の卸売業（toB）：取引先との日程調整

取引歴が長い卸先には、距離感を間違うと「急に冷たくなったね？」と思われることがあります。テンプレに「いつもお世話になっております」を自然に使う型を入れれば、毎回ブレません。

建設系企業（toB）：資料送付の定型化

現場が忙しく、メールの言い回しに気を回すのが難しい企業でも、ChatGPTのテンプレならコピーして送るだけです。添付忘れだけは注意しましょうね。

福岡の飲食店（toC）：問い合わせ対応

お客さんからの問い合わせは「丁寧すぎず、親しみやすい」文面が求められます。指示すれば、固すぎない文章もかんたんに作れます。

よくある失敗とその対策

AIテンプレは便利ですが、「使い方を間違えると逆に遅くなる」ことがあります。ここでは注意点をまとめます。

失敗1：テンプレをそのまま使いすぎる

どんなに精度が高くても、最後に社名や状況に合わせて少しだけ手直ししましょう。特に福岡の取引先は「丁寧さの濃度」を気にされる方が多いです。

失敗2：過去メールの質が悪い

失敗3：用途をざっくり伝えてしまう

「テンプレ作って」だけではAIも困ります。「どの相手に」「どんな場面で」使うかを伝えると、驚くほど精度が上がります。

まとめと次にやること

• ChatGPTでメールの返信テンプレを作ると、文面づくりの時間が大幅に短くできます。
• 福岡の商習慣や距離感も指示すれば、自然な文章ができます。
• 過去メールを使って“あなたの書き方”を学ばせると精度が高まります。

次にやること：まずは過去メールを3通だけ集めて、テンプレ作成を試してみましょう。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。