「人手が足りん」をAIでちょっと補う：電話対応メモをまとめる

人手不足こそ「メモの整理」をAIに任せる

電話対応は一瞬ですが、後でメモを整理する時間が意外とかかります。走り書きのメモを読み返して、「あれ、これ何の話やったっけ？」となることも…。ChatGPTにメモを渡すだけで、読みやすくて漏れのない記録に整えてくれます。

福岡の会社で増えとる使い方

博多の設備会社では、事務さんが電話内容を箇条書きでメモして、ChatGPTに「要点をまとめて」とお願いしよるそうです。するとAIが、
・誰からの電話か
・何を伝えたいのか
・急ぎかどうか
・折り返し必要か
を整理してくれて、「伝え漏れが減った」と喜ばれています。

AIが得意な“メモの整え方”

• 聞き取った内容を「要点」としてまとめる
• 抜けとる情報があれば確認ポイントとして出す
• 読みやすい文章に言い換える

ビフォー／アフターでわかるAIの整理力

実際にどれくらい整理されるとか、例で見てみましょう。

ビフォー（スタッフが書いた走り書きメモ）

「山本さん 電話　見積りの件　金額変更？前のやつより高い？折り返し必要」

アフター（ChatGPTでまとめた内容）

● 電話内容（山本様）
– 先日お送りした見積書について、金額変更が必要か確認したいとのこと。
– 「前回より高くなっていないか」を気にされている様子。
– 担当者からの折り返し連絡を希望。

AIに電話メモを整理させるコツ

メモをAIに渡すときは、少しだけ工夫すると仕上がりがよくなります。

ポイント① メモはそのまま投げてOK

多少乱れていてもChatGPTは意味を汲んでくれます。走り書きのままで大丈夫です。

ポイント② 「フォーマット」をお願いすると読みやすく

「要点」「折り返しの要否」「期限」など、項目を指定すると整った記録になります。

ポイント③ 福岡らしい表現も可能

「社内向けに、柔らかめのしゃべり口で」と頼むと、福岡の会社らしい雰囲気にもできます。

以下の電話メモを、社内共有用に整理してください。
「誰から」「要点」「対応が必要か」をわかりやすくまとめてください。
話し方は固すぎず、地元企業らしい柔らかめでお願いします。
【メモ】
〇〇

福岡企業の「人手不足ちょい補い」事例

久留米の小売店では、繁忙期に電話が重なると店長がパンクしよったそうです。そこでChatGPTにメモ整理を任せたところ、スタッフ間の伝達ミスが激減。店長は「AIが“事務パートさん”を1人増やしてくれた感じやね」と笑っとりました。

まとめと次にやること

• 電話メモの整理はAIに任せると負担が減る
• ChatGPTは走り書きから要点を抽出するのが得意
• 人手不足の現場こそ“AIのちょい補い”が効果的

次にやること：まずは今日の電話メモをChatGPTに渡して「社内用にまとめて」と頼んでみましょう。すぐに効果を実感できますばい。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。