「新人さんに仕事を教えるたびに説明がバラバラ…」「マニュアル作りたいけど時間がなかとよねぇ」——そんな悩み、どこの会社にもあります。ところが最近、ChatGPT（チャットジーピーティー）を使って“社内の流れをAIに説明するだけ”で、わかりやすい業務マニュアルができたという話が増えとるんです。この記事では、AIがどんなふうに“社内のまとめ役”になるのかを、実例を交えて紹介します。
この記事のポイント
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AIは「話を整理するのが得意」
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仕事の流れを説明すると、ChatGPTが順序や表現を整えて文章化してくれます。
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説明を重ねると、精度がどんどん上がる
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追加の情報を伝えるほど、AIがより現場に近いマニュアルを作ってくれます。
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小さな会社でも“人に頼らない”仕組みが作れる
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社長やベテラン社員の頭の中の知識をAIが整理して、共有できる形にします。
AIに“仕事の流れ”を話すだけでマニュアル化できる
ChatGPTは、文章を考えるだけやなくて「話を整理するのが得意」です。
たとえば「うちの仕事の流れはこうで、ここがややこしい」と説明するだけで、AIが順序を整理し、マニュアル文にまとめてくれます。
福岡の印刷会社の実例
博多区の印刷会社では、ベテラン社員のAさんがChatGPTにこう話したそうです。
うちの印刷会社の受注の流れを説明します。
お客様から電話またはメールで注文を受けます。
内容を聞いて見積書を作成し、上司に確認してから返信します。
その後、デザイン部門に依頼して校正をもらい、お客様に確認してもらいます。
OKが出たら印刷に回します。ChatGPTの回答例：
「業務マニュアル（受注〜印刷の流れ）」というタイトルで、
番号付きの手順と注意事項を整理した文書が出力されました。
Aさん曰く「まるで新人向けの研修資料みたいに見やすくなった！」とのこと。
ビフォー／アフターで見る「AIマニュアル化のちから」
同じ内容でも、AIへの説明の仕方で仕上がりが変わります。
ここでは、悪い例と良い例を比べてみましょう。
ビフォー（ざっくりした説明）
うちは小さなカフェです。毎日の仕事をまとめたいです。ChatGPTの答え：
「カフェの一般的な仕事（開店準備・接客・清掃）」のような、汎用的なマニュアルが出てきました。
アフター（具体的に説明）
うちは福岡市の大濠公園近くのカフェです。
7時に開店準備を始めます。モーニングは常連さんが多く、パンとコーヒーの提供です。
昼はテイクアウト中心で、レジの混雑が課題です。
閉店後は在庫チェックと、翌朝の仕込みをしています。
この流れをスタッフ教育用のマニュアルにしたいです。ChatGPTの答え：
AIが「時間帯別の業務フロー」「接客のポイント」「ピーク時の注意点」まで整理し、
見出し付きのマニュアルを作成！
まるで人が編集したような仕上がりになりました。
AIマニュアルづくりのコツ
- まずは「うちの仕事を一日の流れで話す」
- 「困っとるポイント」もセットで伝える（例：時間が足りない・伝達ミスがある）
- 「新人にもわかるように」と一言添えると、やさしい文調になる
あなたは中小企業の教育担当です。
以下の説明をもとに、新人向けの業務マニュアルを作ってください。
見出しと番号付き手順を入れて、わかりやすい日本語でまとめてください。
【説明】
〇〇業の仕事の流れは〜〜〜〜福岡企業での広がり
筑紫野市の物流会社では、ChatGPTで「配送業務の流れ」を整理したところ、
新人研修時間が半分になったそうです。
担当者は「AIに説明することで、逆に自分たちの仕事も整理できた」と話しています。
まとめと次にやること
- ChatGPTに“社内の仕事の流れ”を説明すると、自動でマニュアルを整理してくれる
- AIは新人教育や引き継ぎに活かせる“デジタル事務員”になる
- 具体的に話すほど、会社の実情に合った文書ができる
次にやること：まずはChatGPTに「うちの仕事を説明するけん、マニュアル風にまとめて」と話しかけてみましょう。
思った以上に“整理上手”な後輩が現れますよ。
