「事務の人がいない」会社の味方：ChatGPTでお知らせ文を作る

事務の人がいなくてもDMは作れます：考え方の土台

ChatGPTは「文章づくりの補助（たすけ）」です。材料（目的・相手・伝えたい要点）を渡し、条件（文字数・期限・呼びかけ）を決めれば、骨子から清書までまとめられます。現場の数字や固有名詞は必ず手元で確認しましょう。

材料は3つだけ：目的・相手・要点

目的（例：新製品の案内）、相手（例：設備保全担当）、要点（例：納期短縮・コスト3％低減）を短文で並べます。最初から完璧にせず、ざっくりで十分です。

福岡の現場あるある例で考える

例：博多区の鉄工所向けに「年末前の急な追加発注に間に合う短納期加工」を知らせる。地の言い回しで「早めの段取りば、ご一緒しましょう」と添えると伝わりやすくなります。

よくある誤解

「ChatGPTが全部やってくれる」は誤解です。現場数字（在庫・納期）は人が最終確認します。逆に言えば、骨子づくりと清書は任せて時短できます。ここで浮いた時間を見積もりや施工管理に回しましょう。

手順：建設・製造のDMをChatGPTで作る（5ステップ）

以下の手順で「下書き→調整→最終チェック」まで通します。最初から短く、後で足すがコツです。長文にしてから削るよりラクですけん。

ステップ1：下書きを一気に出す

目的・相手・要点・文字数・提出期限を入れて、まず雛形を作ります。

あなたは中小企業の営業事務担当です。以下の条件で顧客向けDMの下書きを作成してください。
【目的】例：新しい短納期加工サービスの案内
【相手】例：設備保全担当（製造業）／工事管理者（建設業）
【要点】例：納期：最短3日／品質：JIS準拠／小ロット可
【トーン】礼儀正しく簡潔。福岡の取引先に失礼のない言い回し。
【文字数】全体で400〜500字。見出し＋本文＋CTA（次の行動）。
【禁止】誇張表現、断定しすぎ。事実と異なる数字。
出力：①件名案（3つ）②見出し③本文④CTA（電話・メール・来社のいずれか）

ステップ2：福岡らしい言い回しを“少しだけ”足す

過度な方言は避け、礼儀＋親しみのバランスを取ります。「よかったら」「お手すきで」「段取り」など、柔らかい語を混ぜます。

先ほどのDM案を、福岡の取引先に自然に伝わる表現へ微調整してください。
条件：①敬語を基本に、きつすぎない柔らかさ ②「段取り」「お手すきで」等の語を適度に ③長い一文は短く
出力：修正後の本文のみ提示。修正点の箇条書きも添える。

ステップ3：建設・製造別に要素を差し替える

安全・品質・納期は共通ですが、業種で強調点が違います。建設は「現場段取り・安全書類」、製造は「規格・ロット・試作」です。

下書きDMを、以下の2パターンに差し替えてください。
A：建設業向け＝強調：安全書類対応（KY、施工体制台帳）、現場調整、短納期
B：製造業向け＝強調：規格（JIS/ISO）、小ロット、試作〜量産の一貫
それぞれ、件名案2つ＋本文（350字前後）＋CTAを出力。

ステップ4：数字と固有名詞の最終確認

「納期3日」「対応規格」「所在地」「担当直通」などの事実を自社の資料で照合します。迷ったら削るのが安全です。

ステップ5：送付前チェック（5項目）

チェックリスト

①誰に（役職）②何を（提案要点）③いつまで（期限）④どうすれば（CTA）⑤誤字脱字――この5つを声に出して確認します。声読みは最強の校正です。

このDM文面の校正をお願いします。誤字脱字、曖昧表現、断定しすぎの箇所、法令違反の恐れがある表現を指摘し、修正案を提示してください。
出力：①指摘一覧 ②修正文（全文）。

そのまま使える文面の型（テンプレ）

まずは型に当てはめて作り、足りない点を足します。件名・導入・要点・根拠・次の一歩の順が読みやすいです。

建設向けテンプレ

件名：年末工事の段取り支援／安全書類の即日対応について
導入：いつもお世話になっております。年末前のご発注が増える時期につき、短納期の調整についてご案内です。
要点：①安全書類（施工体制台帳・KY）当日発行可 ②現場調整・早朝搬入対応 ③納期：最短3日（内容により）
根拠：直近の同規模案件の実績あり／担当者固定で連絡一本化
次の一歩（CTA）：お手すきの際に、希望納期と数量をお知らせください。直通：092-xxx-xxxx

製造向けテンプレ

件名：小ロット・試作の短納期加工／JIS準拠での品質対応
導入：平素よりお引き立てありがとうございます。保全やモデル切替で必要な小ロット品についてご案内です。
要点：①JIS/ISOに基づく検査票添付 ②試作〜量産の移行支援 ③最短3日出荷（仕様により）
根拠：検査治具完備／材料在庫の確保／外注なしの一貫体制
次の一歩（CTA）：図面PDFを返信いただければ、当日中に概算見積をお送りします。

福岡の言い回しサンプル（控えめ）

「早めの段取りばご一緒できれば助かります」「よかったら一度ご相談ば」「お手すきのときに合図ください」――丁寧さを保ちながら、親しみ一割増しくらいにとどめます。やりすぎは禁物ですけん。

よくある失敗と対策

DMの失敗は、だいたい「長い・伝わらない・動けない」の三つです。相手が次に何をすればいいかを明確にしましょう。ダジャレは小出しで…（鉄工だけに“ねじれ”は避けましょう）。

失敗1：長文で最後まで読まれない

原因は「要点が多すぎ」。3点に絞ると読み切られます。数字（納期・実績件数）を入れると締まります。

失敗2：専門用語が伝わらない

JISやISOなど略語は、初出でカッコ補足を入れます。例：「JIS（日本の工業規格）」。相手の部署（購買・保全部署）を意識して語を選びます。

失敗3：CTAが弱く、動きが起きない

「ご検討ください」だけでは動きません。「図面を返信」「希望納期を記入」など、行動を一つに絞ります。

導入の進め方：小さく始めて社内に広げる

まずは営業または現場の代表1名で試し、成果物（DM雛形・チェック表・成功事例）を社内共有します。1〜2週間で回して、迷った点を洗い出しましょう。

最初の2週間プラン

1週目：

顧客2社を選び、テンプレでDMを作成→数字確認→送付。反応（返信・電話・見積依頼）を記録します。

2週目：

反応のよかった件名・文面を社内で共有し、テンプレを更新。次の5社に横展開します。

導入相談でできること

・業種別テンプレの整備（建設／製造）
・福岡の取引先に合うトーンの設定
・数字確認の運用（誤情報防止）
・社内ルール（承認・保存）の簡単設計

まとめと次にやること

ここまでの内容を、さっと振り返ります。

• 材料は「目的・相手・要点」の3つだけで十分に始められます。
• 建設・製造で強調点を変えると、読み手の反応が上がります。
• CTAを一つに絞り、数字と段取りで信頼をつくれます。

次にやること：本記事の「基本プロンプト」でまず1本、既存顧客向けにDMを作って送ってみましょう。反応を見て、テンプレを育てていきましょう。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。