「メール作るのが一番きつい…」を救うchatGPTテンプレ

まずは「メール下書きを頼む」と考えよう

ChatGPTを“文面を整える道具”として使うと、作業が一気にラクになります。自分の言葉で下書きを書かなくても、要点を伝えるだけでChatGPTが文案を出してくれます。

ChatGPTに頼む基本の形

ChatGPTにメール文を作ってもらうときは、目的＋相手＋トーンを伝えるだけでOKです。たとえば「請求書を送るメールを、丁寧に作ってください」という感じです。

請求書を送るメール文を作ってください。
相手は取引先の担当者で、いつもお世話になっている関係です。
丁寧ですが、かたすぎない言い方にしてください。

福岡の現場での使い方例

福岡の建設会社では、職人さんや協力会社さんとのやり取りも多いですよね。そんなときは「相手はいつも一緒に仕事をしている取引先です。親しみある言い方で」と一言添えると、“柔らかくて距離の近い文”にしてくれます。

そのまま使える！ChatGPTメールテンプレ３選

ここでは、よくあるメールパターン３つを紹介します。どれもコピペしてChatGPTに貼るだけです。

① 納期調整のお願いメール

納期の延期をお願いするメール文を作ってください。
取引先に迷惑をかけないように、丁寧な言葉でお願いします。
こちらの事情も軽く伝えたいです。

このテンプレを使うと、「いつもありがとうございます」「ご迷惑をおかけします」など、自然なクッション言葉を含んだ文を提案してくれます。

② 請求書送付メール

請求書をメールで送るときの文面を作ってください。
相手は取引先の事務担当者です。
短めで、失礼のない文にしてください。

ChatGPTが「お世話になっております。〇月分の請求書をお送りいたします。」のような基本文を作り、こちらは確認して送るだけになります。

③ お礼メール

打ち合わせ後のお礼メールを作ってください。
相手は協力会社の担当者です。
丁寧ですが、フランクな感じにしてください。

ChatGPTは相手との関係性を踏まえた、ちょうどいい距離感の文を提案してくれます。
「福岡っぽく」とつけると、「また今度ゆっくりお話できたら嬉しかです」みたいな親しみある表現も出てきますよ。

メール作成を失敗しない３つのコツ

テンプレを使うだけでも便利ですが、ちょっとしたコツで仕上がりが変わります。

① 目的を明確にする

「お願いしたい」「お知らせしたい」「感謝を伝えたい」など、メールの目的を一言入れると、ChatGPTが適したトーンで作ります。

② 相手との関係性を伝える

初めての取引なのか、長い付き合いなのかで文の雰囲気が変わります。ChatGPTに「初めての取引です」など伝えるだけで、文の印象が自然になります。

③ 一度出た文を“自分なりに整える”

ChatGPTの文は完璧ではありません。最初の文をもとに、「もう少し短く」「もう少し優しく」と繰り返すと、あなたの会社らしい文になります。

まとめ：ChatGPTで「書くのが苦手」を卒業しよう

• ChatGPTは“メールの下書き”を作るのが得意
• 「目的＋相手＋トーン」を伝えると失敗しにくい
• 無料版でも、日常のメールには十分使える

次にやること：今週使うメール１通をChatGPTに頼んでみましょう。「納期のお願い」「請求書送付」など、よく使う内容から試すのがおすすめです。

ちなみに、有料版を使うと「このメールを３パターン作って」「英語にもして」など、さらに便利な使い方もできます。でも、まずは無料版で慣れるのが一番です。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。