社内AI利用ポリシーのテンプレート（Word無料）｜中小企業向けひな形：入力禁止・匿名化・記録

テンプレート（Word）のダウンロード

A4で2枚、全12条です。［　］の中を自社の内容に書き換えて使ってください。登録やメールアドレスの入力は要りません。改変も社内配布も自由です。

社内生成AI利用ポリシー（ひな形）をダウンロード（Word形式・約40KB）

条文はこの記事の中にも全文を載せています。

社内AI利用の基本方針（まず3つを徹底）

社内AIは“便利な相棒”ですが、情報の扱いは厳しめに始めましょう。①入力禁止 ②匿名化 ③記録の3点で土台を作ると、安心して広げられます。

入力禁止（AIに入れてはいけないデータ）

顧客個人情報・未公開見積/契約・機密設計・取引先名が特定できる文面はAIへの入力を禁止します。迷ったら入力せず、匿名化してから使いましょう。

匿名化（最低限の置換ルール）

• 氏名→「A様」、会社名→「A社」、住所→「◯◯市」、電話/メール→「***」
• 写真・画面のスクショはロゴや個人名を塗りつぶしてから共有しましょう。

記録（ログ）保全

利用日時・利用者・目的・入出力テキストのハッシュまたは要約を保存しましょう。閲覧は管理者のみ、保存は180日を目安にします（テンプレートの第9条）。

テンプレート本文：社内生成AI利用ポリシー（全12条）

Word版と同じ条文です。コピーして社内文書に貼っても構いません。［　］の中を自社の内容に書き換えましょう。

社内生成AI利用ポリシー（ひな形）
［会社名］
制定：［　　年　　月　　日］　最終改定：［　　年　　月　　日］

第1条（目的）
本ポリシーは、当社の業務で生成AI（以下「AI」）を使うときに、情報を守り、成果物の品質を保つためのルールを定める。

第2条（対象者）
役員、従業員、契約社員、派遣社員、および当社がAIのアカウントを発行した協力会社の担当者。

第3条（使ってよいツール）
1　業務で使ってよいのは、会社が認めた次のツールだけとする。［例：ChatGPT Business（会社契約）］
2　個人のアカウントや無料版は業務に使わない。やむを得ず使う場合は、事前に管理責任者の許可を得て、入力した内容をAIの学習に使わせない設定にする。
3　新しいツールを使いたいときは、管理責任者に申請する。

第4条（入力してはいけない情報）
次の情報はAIに入力しない。
(1)　個人情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス、社員番号、顔写真など）
(2)　取引先や顧客が特定できる情報（会社名、部署名、担当者名、案件名）
(3)　社外秘の情報（公表前の見積、契約、原価、設計、図面、事業計画）
(4)　他社から秘密保持を条件に受け取った情報
(5)　パスワードやAPIキーなどの認証情報

第5条（匿名化）
業務の文章を下書きや要約に使う場合は、固有名詞を置き換えてから入力する（会社名→A社、人名→A様、住所→◯◯市、連絡先→***、金額→おおよその幅）。画像や画面の写しも、名前やロゴを塗りつぶしてから使う。匿名化できない文章は入力しない。

第6条（使ってよい用途）
下書き、言い換え、要約、構成案、アイデア出し、表計算の式やプログラムのたたき台、研修用の例文づくり。

第7条（出力の確認）
1　AIの出力は必ず人が確認し、そのまま社外に出さない。
2　数値、法令、契約条件、固有名詞は、一次資料で照合する。
3　社外に出すものは、確認した人の名前を記録する。

第8条（権利の確認）
1　他人の文章、画像、ロゴ、キャラクターなどに似せる指示をしない。
2　出力を広告、商品、公開物に使うときは、既存の著作物や商標に似ていないか確かめる。

第9条（記録）
利用日、利用者、目的、出力の要約を記録する。記録は180日保存し、閲覧は管理責任者に限る。管理責任者は毎月1回、記録を点検する。

第10条（違反・事故のとき）
1　入力してはいけない情報を入力した、またはその疑いがあるときは、すぐ管理責任者へ報告する。報告したこと自体を理由に不利益な扱いはしない。
2　管理責任者は、該当する会話の削除、関係先への連絡、原因の確認と再発防止を行う。
3　故意または重大な過失による違反は、就業規則に基づいて対応する。

第11条（教育）
対象者は、利用を始めるときと年1回、本ポリシーの研修（15分程度）を受ける。

第12条（見直しと例外）
本ポリシーは少なくとも年1回見直す。本ポリシーのとおりにできない業務は、管理責任者に例外を申請し、許可を得てから行う。

窓口
管理責任者：［部署・氏名］
連絡先：［メールアドレス］／内線［　　］

附則
本ポリシーは［　　年　　月　　日］から施行する。

中小企業向けに決めたこと

• 使ってよいツールを名指しする（第3条）：個人の無料アカウントで仕事をされるのが一番の抜け道です。会社が契約したツールを1つ決めて書きましょう。
• 報告した人を責めない（第10条）：少人数の会社ほど、うっかり入力を隠したくなります。報告しやすくしておくと、事故が小さいうちに止められます。
• 管理責任者は1人でよい：情報システム部門がない会社は、総務か社長が兼ねて構いません。

学習に使わせない設定（ツール側）

ポリシーの第3条に合わせて、ツールの設定も確かめましょう。入力した内容がAIの学習に使われるかどうかは、プランと設定で変わります。

• ChatGPTの無料版・Plus（個人向け）：設定の「データコントロール」→「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにします。オフにしても、入力禁止の情報を入れてよくなるわけではありません。
• ChatGPT Business・Enterprise（法人向け）：初期設定で、入力した内容は学習に使われません。社員のアカウントを管理者がまとめて止められるのも利点です。
• ほかのAI：GeminiやClaudeなども、法人向けプランと個人向けプランで扱いが違います。導入前に、管理者が各社の最新の説明を確かめましょう。

運用ルール：実務で迷わないための手順

「分かってはいるけど現場で迷う」を防ぐため、使う前・使う時・使った後の3局面で決めておきましょう。

使う前（チェックリスト）

• 入力文に入力禁止情報（実名/住所/連絡先/未公開金額 等）が入っていませんか？→あれば置換。
• 目的は「下書き/要約/構成案」などに限定されていますか？
• 公開前提の内容だけを扱っていますか？

使う時（プロンプトの型）

• 出力条件（体裁・分量・対象読者）を先に指定しましょう。
• 根拠が必要な内容は「出典を明示」させ、後で人が確認しましょう。

使った後（記録と承認）

• 出力をそのまま社外へ送らない。人が確認・修正しましょう。
• チャット/チケットに「目的・要約・最終確認者」を残しましょう。

福岡の具体例（現場でこう回す）

地域の商習慣に合わせた“開始の一手”です。最初は匿名化しやすい文書から始めましょう。

例1：卸の問い合わせ対応

顧客名と型番は入力禁止。仮名「A社／部品X」でテンプレ返信の下書きを作成→担当者が価格・納期を追記→上長承認→送付、まで30分短縮できます。

例2：製造のクレーム一次要約

現場メモは匿名化してからAIへ。AIで「事象/発生日/頻度/暫定対応」を要約→品質会議に貼付。ロット番号や住所は入力禁止がコツです。

例3：工務店の現場日報の言い換え

日報の専門用語を一般向けに言い換え。住所・施主名は入力禁止→匿名化してからAIへ。

よくある失敗と回避策

“便利さ”に流されると事故ります。先回りで潰しましょう。

よくある失敗

• つい実名を入力：自動置換のスニペットや辞書登録を作りましょう。
• 出力を鵜呑み：数字・法令・契約条件は一次資料で必ず照合しましょう。
• 誰でも見られる：ログの閲覧権限を管理者限定にしましょう。

最低限のセキュリティ設定

• 社内ネットワークまたはSSO（社内認証）でアクセスを統一しましょう。
• 退職・異動時は即時アカウント停止の手順を用意しましょう。
• 外部共有は期限付きリンク＋ダウンロード可否で統制しましょう。

教育用プロンプト（社内向けの安全版）

社内研修で使える“安全な型”です。入力禁止→匿名化→要約の順で迷わず使えます。

あなたは社内文書の下書き支援者です。
以下の「材料テキスト」は、入力禁止情報を除去し、固有名詞を匿名化済み（A社/◯◯市/***）です。
出力は「要約300字→箇条の確認ポイント→社外向け丁寧文」の順。

制約：

* 実名・住所・連絡先・未公開金額など入力禁止情報の復元禁止。
* 金額・納期はレンジで表記。未確定は「仮」「要確認」。
* 重要事項には「要根拠」を付記。
* 末尾に「※人による最終確認が必要」を入れる。

材料テキスト：
（ここに匿名化した文面）

導入スケジュール（2週間スプリント）

大ごとにせず、短期間で回してから広げましょう。

Week1：叩き台と教育

• ひな形配布／窓口と違反時の連絡手順を周知。
• 入力禁止・匿名化・記録のミニ研修（15分）。

Week2：試行と点検

• 対象部門を1つ選定（営業の下書き・要約など匿名化しやすい業務）。
• 週末にログを点検→改善点（置換漏れ・外部貼付）を是正。

ほかのひな形との使い分け

AI利用ポリシーのひな形は、ほかにも無料で公開されています。会社の規模と目的で選びましょう。

• このページのテンプレート：全12条・A4で2枚。情報システム部門がない中小企業が、まず今月から配るための最小版です。
• JDLA「生成AIの利用ガイドライン」：日本ディープラーニング協会のひな形（第1.1版、2023年10月）。条項のみの版と解説付きの版があり、著作権などの説明が詳しいです。法務担当がいて、自社の規程にしっかり組み込みたい会社向けです。
• 経済産業省・総務省「AI事業者ガイドライン」：AIを使う・作る事業者全般に向けた国の指針です。社内ルールの文面ではなく、考え方の拠り所として読みます。

迷ったら、このテンプレートで始めましょう。社員が増えたり、取引先から規程の提出を求められたりした段階で、JDLAのひな形を参考に条文を足すのが現実的です。

よくある質問

社員5人の会社でもポリシーは要りますか？

要ります。人数が少ないほど、1人のうっかりがそのまま会社の信用に響きます。全12条をいきなり使わなくても、第3条（使ってよいツール）・第4条（入力してはいけない情報）・第10条（違反・事故のとき）の3つを先に配るだけでも効果があります。

就業規則に入れる必要はありますか？

このテンプレートは、就業規則とは別の社内ルールとして配る前提です。違反したときの扱いは第10条で「就業規則に基づいて対応する」としているので、就業規則に情報管理や服務規律の定めがあるか確かめましょう。懲戒の扱いを変える場合は、社会保険労務士に相談するのが確実です。

無料版のChatGPTは禁止すべきですか？

テンプレートでは「原則使わない、許可があれば例外」としています。無料版は会社から利用状況が見えず、退職したときにアカウントを止めることもできないからです。まず1人分でも会社契約のアカウントを用意し、そこに寄せていくのがおすすめです。

記録（ログ）は何で残せばいいですか？

最初は共有のスプレッドシートに「日付・名前・目的・出力の要約」を1行ずつ書くだけで十分です。法人向けプランには管理画面で利用状況を見られるものもあるので、契約後はそちらに切り替えると手間が減ります。

まとめと次にやること

• まずはWordのテンプレートに社名と窓口を書き込み、使ってよいツールを1つ決めて配りましょう。
• 入力禁止・匿名化・記録の3点を守り、2週間の試行とログ点検で“守りながら効率化”に慣れましょう。
• うっかり入力は責めずに報告してもらう仕組みにしておきましょう。
• 教育用プロンプトで下書き・要約から導入し、最終確認は必ず人が行いましょう。

次にやること：今日中にテンプレートをダウンロードして、社名・窓口・使ってよいツールを書き込みましょう。明日の朝礼で、第4条（入力してはいけない情報）と第10条（違反・事故のとき）を5分で共有すれば始められます。まずは小さく、確実に始めますばい。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。