営業の“訪問メモ”をAIが顧客目線で要約→社内共有テンプレへ

なぜ“顧客目線要約”が効くのか

訪問メモは熱量が命ですが、読み手は忙しかです。「このお客さまは何を叶えたくて、いつまでに、何がハードルか」がひと目で分かると、提案や見積が素早く決められます。AIに「顧客の用事・制約・意思決定者・次アクション」を抜き出させると、属人化を減らせます。

福岡の現場イメージ

博多の卸：「納品リード2日短縮＋早朝搬入OKが条件」が分かると、倉庫と車両をすぐ調整できます。久留米の製造：「試作ロット50→量産300、単価目安は○円以内」が出れば、工程表に直行できます。糸島の設備保守：「夏前に空調更新、騒音NG、土日工事のみ」が分かれば、提案書の骨組みが即できます。

用語ミニ解説（カタカナ最小）

要約：長文から要点を短くまとめること。トーン変換：書きぶりを変えること（例：社内向け/お客さま向け）。タグ付け：後から探せる印（業種・納期・金額帯など）です。

手順：訪問メモ→AI要約→社内共有テンプレ

明日から回せる最小フローです。まずは1週間、1チームで試して型を固めましょう。

ステップ1：現場で集める項目を固定

• 訪問基本：日付／担当／会社名・拠点／同席者／決裁者候補
• 顧客の用事（成果目標）：例「在庫回転を月1.2→1.5に」
• 制約：納期／予算レンジ／品質条件／工期制限／稼働停止可否
• 現状手段：他社・内製・現場ルール
• 温度感：導入時期／評価軸／懸念点（価格・社内説得・リスク）

ステップ2：AI（chatGPT）に“顧客目線要約”させる

chatGPTを使えば、誰でも同じ書式で要約を作れます。下の手順で回しましょう。

1. ①chatGPTを開く：https://chat.openai.com/ を開きます（スマホでも可）。
2. ②プロンプトを貼る：本記事の「AIプロンプト」をコピーして貼り付けます。
3. ③訪問メモを続けて貼る：現場の箇条書きをそのまま入れます（口頭メモでも大丈夫です）。
4. ④出力を確認：件名／次アクション／数字（納期・予算）が抜けていないか見ます。
5. ⑤チャットへ投稿：そのまま社内グループへコピペします。案件フォルダのリンクも添えましょう。

• チェックリスト（投稿前）：主語は「お客さま」か／期限は日付で入れたか／担当者名は明記したか／金額・納期はレンジ表記か

ステップ3：社内共有テンプレに貼り付け

要約をチャット（例：社内グループ）へ、同じ並びで投稿します。見出し→要約→次アクション→担当・期限の順に固定します。ファイルは案件フォルダにリンク化しましょう。

福岡の具体例（回すとこうなる）

東区の設備業：営業が現場写真＋箇条メモをスマホで送信→chatGPTで要約→「土日工事・騒音NG・予算150万・見積期日5/10」まで30分で社内合意。博多の物流：AIが「パレット規格違い」を抽出、現場と即確認できて手戻りゼロにできます。

社内共有テンプレ（そのまま使える）

このテンプレに沿って貼り付ければ、誰が読んでも同じ解像度で把握できます。チャット投稿や議事録に使い回しましょう。

テンプレ本文

• 件名：[訪問要約] 会社名／案件名（納期・予算レンジ・優先度）
• 1. 顧客の用事（達成したいこと）： …
• 2. 重要条件・制約： 納期／予算／品質／工期／稼働…
• 3. 現状のやり方・比較対象： …
• 4. 決裁・関与者： 決裁者／キーパーソン／反対要因
• 5. 懸念・リスク： 価格・切替リスク・工期 など
• 6. 次アクション： だれが／いつまでに／何を（見積・デモ・試作）
• 7. 必要資料・リンク： 写真・仕様・図面・比較表
• タグ： 業種／エリア（福岡市・久留米…）／金額帯／納期感

AIプロンプト：訪問メモから“顧客目線要約”を作る

下のプロンプトをコピペして、訪問メモ（箇条書き）をそのまま貼り付けて使いましょう。口頭メモでも大丈夫です。chatGPTにそのまま入力できます。

あなたは法人営業の事務局です。以下の「訪問メモ」から、
社内共有向けに“顧客目線”で要約してください。

出力形式（必ずこの並び）：
件名：[訪問要約] 会社名／案件名（納期・予算レンジ・優先度）

1. 顧客の用事（達成したいこと）：
2. 重要条件・制約（納期／予算／品質／工期／稼働）：
3. 現状のやり方・比較対象：
4. 決裁・関与者（決裁者／キーパーソン／反対要因）：
5. 懸念・リスク：
6. 次アクション（だれが／いつまでに／何を）：
7. 必要資料・リンク：
   タグ：業種／エリア／金額帯／納期感

制約：

* 主語は「お客さま」。自社の説明は最小限。
* 数字（納期・予算）はレンジで明記。未確定は「仮」「要確認」と注記。
* 長さは300〜450字。箇条書き中心、短文。
* 抜けがある場合は「未取得：〇〇」と明示。

訪問メモ：
（ここに箇条書きを貼り付け）

よくある失敗と回避策・情報の守り方

効果を落とす落とし穴を先に知っておきましょう。情報管理の基本もここで押さえます。

よくある失敗

• 主語が自社：「弊社は…」が続くと読みづらい→「お客さまが何をしたいか」を先頭に置きます。
• 時系列日記：雑談や移動の記録はカット→意思決定に必要な事実だけ残しましょう。
• 担当・期限なし：次アクションが宙ぶらりん→人名＋日付を必須項目に固定します。

連携のヒント（最小の仕組み）

CSV：表の受け渡し形式。要約のタグや数値をCSVで出力すると、案件管理に取り込めます。API：システム同士の窓口。慣れたらチャットやカレンダーへ自動登録できます。

情報の守り方（最低限）

• 社名・担当者は共有範囲を限定（営業部内→必要に応じ管理部へ）。
• 個人情報（携帯番号・自宅住所）は投稿しない・添付に分離を徹底。
• 保存期間と削除手順（例：90日で要約のみ残し、原本は削除）を決めます。
• 外部共有はリンク期限・ダウンロード可否を設定します。

1週間スプリント：福岡流“小さく回す”導入計画

全社展開の前に、1チームで手触りを確認しましょう。朝礼でサンプルを見ながら回すと定着が早いです。

初日：テンプレ配布と練習

テンプレを配り、実在の過去案件1つで3分練習。チャット投稿の並びを固定します。

2〜4日目：実戦投入

各訪問後5分でchatGPT要約→投稿。上長がその場で「主語・数字・期限」をチェックします。

5日目：振り返り

要約の良かった例・悪かった例を3件ずつ回覧。タグ設計（業種・納期・金額帯）を微調整します。

まとめと次にやること

• 訪問メモは顧客の用事・制約・次アクションでAI要約すると、全員が同じ絵で動けます。
• 社内共有テンプレを固定し、件名と担当・期限で“止まらない運用”にできます。
• 1週間スプリントで型を固め、タグと連携（CSV→API）を段階的に広げましょう。

次にやること：今日の訪問1件でテンプレを使い、AI要約→チャット投稿までを5分で試しましょう。やってみると、社内の動きがグンと良くなりますけん。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。