Excelのままで困ってない？クラウドに移す前に見る10項目

まずは診断：Excelのままで本当に困ってない？（10項目）

次の10項目にチェックして、Excel継続かクラウド移行かの方向を決めましょう。3つ以上当てはまれば、移行検討の価値ありにできます。

10項目チェックリスト

• 同時編集ができず「開きっぱなし問題」が週1以上あります。
• ファイル名が「最新版_最終_本当の最終.xlsx」みたいになっています。
• 担当者が替わると、関数・マクロの意味が誰も分からんことがあります。
• 共有フォルダで上書き事故・消失が年に1回以上あります。
• 別システムへ転記（手入力）が残っています（1日15分以上）。
• 履歴（誰がいつ何を変えたか）が追えません。
• 権限（見せる/見せない）がフォルダ単位でざっくりしか分けられません。
• 外出先・現場（スマホ）から見にくい/更新できません。
• 月次や集計に時間がかかり、締め日が遅れがちです。
• 退職・異動のときにアクセス整理が毎回バタバタします。

福岡の現場イメージ

博多の卸売では、見積台帳をExcelで回して「誰が最新か分からん」問題が常連です。久留米の製造では、受注→生産指示の二重入力で夜残業。筑紫野の建設では、現場からの工程進捗がメール添付で埋もれがち…“人に寄る”運用は、忙しいほど破綻します。数字で見える化して判断しましょう。

クラウドにするかどうか、10の見方で考えてみよう

「クラウドに変えるかどうか」は流行ではなく、今の仕事のやりやすさで決めればOKです。ここでは、かんたんに10の見方で整理してみましょう。

① ファイルの大きさと保存／② 同時に編集できるか／③ 間違いを戻せるか

容量オーバーで開けない、誰がいつ変えたかわからない——そんなときは、クラウドだと自動で保存・同時編集・履歴の記録ができます。ひとつの表をみんなで開けるなら、もう「閉じてから開いて」がいりません。

④ 見せたい人だけ見せられる？／⑤ 外の人に共有しやすい？／⑥ スマホで見れる？

部署や取引先ごとに「見せる・見せない」を分けたい、現場からスマホで入力したい。そう思ったらクラウド向きです。共有フォルダは便利だけど、細かい制御が苦手なんです。

⑦ 他のシステムとつなげたい？／⑧ 手作業を減らしたい？

会計ソフトや在庫管理とつながっていないと、同じ数字を二度打ちになります。クラウドなら、表と表をつなぐ「データの通り道」が作れます。たとえば、注文を入力したら自動で請求書に反映する仕組みなど。

⑨ 間違いを減らしたい？／⑩ 管理をラクにしたい？

Excelは自由すぎて、誰でも書き換えられます。クラウドなら、変更履歴・承認・チェックルールを決めておけるので、あとで原因を追いやすくなります。「うっかり直してしまった」が減ります。

福岡の身近な例

• 糸島の食品工場：出荷実績をExcelで管理していたけど、クラウド表に変えて履歴が残るようにしたら、「誰が入力したか」がすぐ分かるように。
• 東区の設備会社：見積はExcelのまま、承認だけクラウドに変えたら、印鑑待ちがなくなってスピードアップ。
• 博多の商社：外出中の社員がスマホで在庫表を確認できるようになり、電話確認が半分に。

つまり、「今のままで手間が多い」と感じたら、クラウド化を検討するタイミングです。“困ってないようで、時間を取られていないか”を見直すのが第一歩です。

どう進める？Excelを活かしながらクラウドに変えるコツ

いきなり全部クラウドにすると、たいてい現場がパンクします。
なのでおすすめは「少しずつ置き換える」やり方。
いま使っているExcelをムダにせず、楽にクラウドへ進むステップを紹介します。

ステップ1：まずは棚卸し（30分でOK）

• 会社や部署で使っているExcelを全部書き出してみましょう。
• 用途・頻度・関係者をざっくりメモ。
• ファイル名に日付や担当がなくて混乱しがちなものは、あとで直す候補に。
• 「みんなで同時に触る」ファイルに★マークをつけておくと、どれからクラウド化すべきかが分かります。

ステップ2：まずは1枚だけクラウドに

いきなり全部変える必要はありません。
まずは入力フォームだけをクラウド化して、集計やグラフはExcelのままでOK。
たとえば「申請書」「日報」など、紙で回している1枚をオンライン化するだけで、
手入力の時間が減り、確認がラクになります。

ステップ3：自動でつながるようにする

次の段階は「つなぐ」こと。
注文や勤怠などのデータを、会計ソフトや在庫表と自動でやり取りできるようにします。
最初はCSV（エクセルの表を送る形）でも十分。慣れてきたら、システム同士をAPIでつなぐとさらに効率的です。

福岡の現場でのやり方例

• 博多の卸会社：受注フォームをクラウド化して、毎日CSVで販売管理に読み込み。メールの添付がなくなり、締め処理が早くなった。
• 久留米の製造業：不良報告だけクラウド入力にして、Excel現品票はそのまま活用。手戻り半減。
• 春日市の工務店：現場日報をスマホで入力、月末だけExcelで集計。現場の報告漏れがなくなった。

大事なのは、「一気に完璧を目指さない」こと。
Excelの関数やマクロを全部クラウドで再現しようとすると失敗します。
まずは「入力だけ」「承認だけ」など、小さく区切っていきましょう。

よくある失敗と、その回避法

せっかく移行しても「やっぱりExcelがいいね」と言われたらもったいないですよね。
ありがちなつまずきポイントと、避けるコツをまとめました。

よくある失敗パターン

• マクロ頼み：自動化をマクロだけで動かしていると、誰も触れなくなります。
  　→ クラウドでは「自動化ツール（例：GASやRPA）」を使う形に置き換えましょう。
• ファイル名がバラバラ：「最終版」「ほんとの最終」問題が再発します。
  　→ 「部門_用途_日付_担当者.xlsx」といった命名ルールを決めて共有を。
• フォルダが迷路：共有フォルダが深くなりすぎて、どれが最新かわからない。
  　→ 「部門×用途」の2段階くらいに整理してシンプルに。
• 説明不足：「なんか使いにくい」と戻る人が出ます。
  　→ 朝礼で5分、みんなで一緒に触る時間をつくりましょう。

安全に使うための最低限ルール

• 最初は「見せない」設定で始め、必要な人だけ権限を追加。
• 外部に送るときは期限付きリンクを使いましょう。
• 退職・異動した人のアカウントは、すぐに停止できるよう手順を残しておきましょう。
• バックアップは毎月1回テスト復元。「戻せる」を確認しておくと安心です。

福岡の“あるある”にも対応しよう

「取引先がExcel前提だから変えにくい」とよく聞きます。
その場合は、社内をクラウド、取引先にはExcelで出力という二段構えでOK。
両方使いながらでも十分に効率化できます。
同じ形式のテンプレートを全社で統一するだけでも、混乱は減ります。

迷ったら、まず「待ち時間」「二重入力」「上書き事故」の3つを数えてみましょう。
どれくらい減るかが分かると、上司や社長も納得しやすいです。

まとめ：まずは1枚から始めよう

• Excelは悪くありません。でも共有・履歴・権限・連携が必要になったらクラウドの出番です。
• 10項目チェックで現状を見える化し、まずは1つの帳票から移行してみましょう。
• 命名ルール・教育・権限、この3つを整えるだけでも「戻らない仕組み」になります。

次の一歩：今日のうちに自社のExcelをチェックして、★をつけた「同時編集が必要な1枚」だけ、来週テストしてみましょう。
「やってみたら意外と簡単」——それが最初の成功体験です。

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