ChotGPT Fukuoka | 福岡の会社を"ちょっと"ラクにするローカルDXメディア

「公募要領、字がぎゅうぎゅうで何書いとるか分からん」「対象外って、どこに書いとったと？」——福岡の中小企業でも、補助金・助成金の“読み解き疲れ”がよう起きとります。そこで今回は、ChatGPTに「締切・対象・禁則（やってはダメ）」を自動で抜き出させるやり方ば、紙PDFの扱いから、社内共有のコツまでまとめます。専門用語は最小限、博多の現場感で具体的にいきますけん、まずは1本の公募要領から試してみましょう。「締切は守りきり、禁則は踏み外さん」——これが今日のゴールです。売上アップの近道にしましょう。

この記事のポイント

ChatGPTで拾うのは3点だけ: “締切・対象・禁則”の3点に絞れば、読む負担が一気に減ります。まずはここだけChatGPTで自動化できます。
PDFでも大丈夫: スキャンPDFはOCR（紙を文字にする仕組み）を通し、ChatGPTに章立てを認識させて抜き出しできます。
福岡の実務に合わせる: 市や県の公募要領で表現が違っても、辞書とテンプレで吸収できます。例外は「要確認」で見える化します。
失敗を仕組みで防ぐ: 古い版を読んだ、別制度と混同した——よくある失敗は、版数チェックとURL記録で防げます。ムダ戻りを減らして売上に時間を回しましょう。
そのまま使えるプロンプト: 5つのテンプレを載せとります。コピペで“抽出→表→共有”まで回せます（ChatGPT向け）。

なぜ「締切・対象・禁則」だけ先に抜くとラクになるか

公募要領は情報が多すぎて、最初に全体を読むと力尽きます。まずは意思決定に直結する①締切（いつまで出すか）②対象（うちが出せるか）③禁則（やっちゃダメな条件）の3点だけをChatGPTで抜くと、行ける案件か即判断できます。細かい機器要件は後からで十分です。意思決定が早なると、受注の波にも乗りやすくなりますばい。

ChatGPTが得意なところ・不得意なところ

ChatGPTは「文中の条件拾い」と「表づくり」が得意です。一方で「例外の細かい解釈」や「最新改訂の追従」は人の目が必要です。ChatGPT＝一次仕分け、人＝最終確認の役割分担にすると回りやすくなります。

福岡の具体例：市の省エネ補助を読む場面

「締切：令和◯年◯月◯日」「対象：中小企業基本法の定義内」「禁則：既存の国補助と重複不可」などを先に表に出せれば、博多区の工場長も「出せる/出せん」を朝の会議で即決できます。細かい機器要件は後で詰めましょう。山笠の勢いで、案件判断をサクッと終わらせて売上活動に戻りたいですね。

導入手順：PDFから“締切・対象・禁則”を抜く

やることは5つです。OCR要否チェック→PDF準備→文字化→抽出→表に整形の順で進めます。最初は1本の要領で十分です。

手順0：OCR要る/要らんの3秒チェック

次の3つをサッと確認します。全部OKならOCRなしでChatGPTにそのままPDF添付（またはテキスト貼付）で回せます。1つでもNGなら手順2のOCRへ。

文字が選択できる（ドラッグで反転できる）
検索（例：「申請期間」）でヒットする
1ページをコピペしても行が崩れない（読み順が素直）

注意：OCR不要で添付する場合でも、画像の表・図・脚注は読み飛ばしがちです。補助率・上限額・「消印有効」などの要点は出力後に必ず目視確認しましょう。

手順1：PDFを準備する（版数・日付を必ず記録）

ファイル名に「制度名_版数_公表日」を入れます（例：省エネ補助_第2版_2025-04-15）。

注意：改訂が多いけん、表紙の版数と最終改訂日をメモに残します。ここを押さえとくと、ChatGPTの抽出後の確認がスムーズになります。

手順2：文字化（OCR）とレイアウト崩れ対策

手順0で要ると出た場合のみ実施。スキャンPDFはOCR（紙を文字にする仕組み）を通します。段組み崩れは章見出し（例：「1. 募集期間」「2. 申請対象者」）を正規表現（決まった探し方）で拾い、章単位でChatGPTに渡すと精度が上がります。

手順3：ChatGPTで“3点抽出”→不足は「要確認」

抽出テンプレを使い、見当たらない項目は「要確認」と出させます。禁止事項の言い換え（例：「重複不可」「併用不可」「同一事業の二重申請不可」）も辞書で吸収します。商店街の呼び込みみたいに、キーワードは幅広く拾わせましょう。

手順4：表に整形して共有（CSV/スプレッドシート）

列は「制度名／版数／公表日／締切（必着/消印）／対象（誰）／対象（何）／禁則／根拠ページ／確認メモ」。根拠ページ（p.◯）を必ず入れると後から見直しやすくなります。承認も早まり、売上への寄与が見えやすくなりますよ。

福岡の具体例：製造業の設備更新で試す

糟屋の板金工場A社が「プレス機更新」で公募要領をChatGPTにかける→「締切：6/28必着」「対象：中小製造業」「禁則：同一年度の同一設備で他補助併用不可」「根拠：p.5, p.12」を自動抽出。社長は翌朝の朝礼でGo/Stopを判断できます。決裁のスピードが違いますね。

チェックリスト：投入前にここだけ確認

資料の健全性

最新版か／ページ欠損はないか／別紙（様式・Q&A）もあるか。

抽出設定

見出し語（募集期間・申請期間・対象者・対象事業・対象経費・交付要綱・禁止事項）の辞書を用意しときます。ChatGPTのプロンプトに一緒に渡すと安定します。

出力先

部署共有のスプレッドシート1本にまとめます。連絡チャネルは1つ（掲示板またはメール）。2本立ては迷いの元です。

精度を底上げするコツと“よくある失敗”

抽出は8割型自動化できますが、残り2割で差が出ます。現場のクセを辞書で学習させましょう。ここを押さえるとCV（成約）までの歩留まりが上がります。

コツ1：言い換え辞書で同義語を束ねる

締切＝募集期間／申請期間／提出期限、対象＝申請対象者／補助対象者、禁則＝禁止事項／対象外／併用不可——これらを同じ箱に入れます。ChatGPTへの指示で“正規化ルール”を明記しましょう。

コツ2：日付と時間の正規化

「令和表記」「◯時必着」「消印有効」の違いはミスの温床です。ChatGPTには出力をYYYY-MM-DD HH:MMに統一させ、種別（必着/消印）も別列に出させます。屋台のメニューみたいに、書式が揃うと注文（申請）が早い。

コツ3：根拠の抜き出しは“引用＋ページ”

「対象：中小企業（製造業）」だけでなく、要領の該当文を短く引用し、ページ番号を併記します。法務や士業とのやりとりが早なります。

よくある失敗：古い版を読んどった

版数・公表日を冒頭で抽出し、違ったらアラートを出させましょう。最初の1分は“資料チェック”、残り9分で抽出が鉄則です。

福岡の具体例：商店街のデジタル化補助

「対象に“共同申請”が要る」「禁則に“既存会計ソフト更新は対象外”」など、地域の制度はクセがあります。天神の小売B社は、“共同”“組合”のキーワードを辞書に足して精度が上がりました。ダジャレ言うなら「要領は“要領”よう覚えときましょう」。…おあとがよろしいようで。

すぐ使える“抽出プロンプト”テンプレ

以下をChatGPTに登録すれば、そのまま運用できます。まずは1→2→3の順で回しましょう。

① 公募要領から「締切・対象・禁則」を抽出（ChatGPTに貼り付けて使用）

あなたは補助金の事務担当です。入力は公募要領の本文です。
次の項目を抽出し、表で出力してください：
[制度名][版数][公表日][締切_種別(必着/消印)][締切_日時(YYYY-MM-DD HH:MM)][対象_誰][対象_何][禁則][根拠ページ][根拠引用(短文)][要確認]

ルール：

* 章見出し「募集期間/申請期間」「申請対象者」「対象事業/対象経費」「禁止事項/対象外」等を優先して検索
* 見当たらない項目は「要確認」と記載し、末尾に質問を列挙
* 日付は西暦で統一、時間が書かれていない場合は「00:00」
* 禁則は「併用不可/重複受給不可/同一事業の二重申請不可/対象外」を正規化して列挙
* 出力はCSV互換の表形式のみ

入力：
{{公募要領テキスト}}

② “対象に該当するか”の一次判定（ChatGPT用）

次の情報から一次判定してください。
入力1：抽出結果（対象_誰/対象_何/禁則/根拠引用）
入力2：自社情報（業種/従業員数/売上規模/所在地/事業内容の要点）

出力：
[結論(可能/グレー/不可)][理由(3行以内)][要追加確認項目(箇条書き)][根拠ページ]

ルール：

* グレーの場合は確認事項を3件以上提示
* 法的判断が必要な場合は「専門家確認」と明記

③ 締切管理用のカレンダー登録テキストを作成（ChatGPTで生成）

抽出結果から、予定表に貼れる1行テキストを作成：

形式：[YYYY-MM-DD HH:MM][制度名][必着/消印][担当][提出方法(オンライン/郵送)]

ルール：

* 提出方法が未記載なら「要確認」
* 担当は部署略称＋イニシャルで

④ 禁則チェックリストを生成（申請前の最終確認：ChatGPT）

入力：抽出結果の「禁則」「対象外」「根拠ページ」

出力：申請前チェックリスト（はい/いいえ）10項目

ルール例：

* 同一事業で他の補助金と併用していない
* 申請者区分（中小/小規模など）が一致
* 対象外経費が含まれていない
* 実績報告までの期間を理解している（◯日以内 等）
  各項目の右に根拠ページを併記

⑤ CSV出力テンプレ（台帳取り込み用：ChatGPT）

以下の列順でCSVを出力：

[制度名][版数][公表日][締切_種別][締切_日時][対象_誰][対象_何][禁則][根拠ページ][根拠引用][確認メモ]

ルール：

* 文字列中のカンマは全角に置換
* 日付・時間はISO形式
* 欠落は空欄ではなく「要確認」

運用の定着：社内の“見える化”と証跡づくり

抽出して終わりやなかです。締切の“見える化”と、後から「なぜそう判断したか」の証跡が大事です。ここが固まると受注の取りこぼしが減り、売上アップにつながります。

台帳は1冊主義（部署横断で共有）

営業・総務・経理が同じ台帳を見るようにします。「どこを見ればよか」が1つになるとミスが減ります。

根拠PDFのページ直リンク（またはページ番号）

台帳からワンクリックで根拠に飛べると、承認が早くなります。リンクが難しければページ番号だけでも付けましょう。ChatGPTの出力に併記させると便利です。

週次10分のふりかえり

「要確認」が多かった列を見直し、辞書に同義語を追加。新しい制度で出た表現は、その日のうちに登録します。屋台の仕込みと一緒で、日々の小さな手入れが効きます。

福岡の具体例：港湾関連の制度を横展開

博多港の荷役会社C社は、国・県・市と似た制度が重なります。台帳の「併用不可」列を色分けして、二重申請の芽を早めに摘みよります。結果、申請漏れが減って案件の取り回しが軽くなりました。

まとめと次にやること

公募要領はChatGPTで“先に3点だけ”抜けば、読む負担がぐっと軽くなります。辞書とテンプレで回し、最終確認だけ人がやれば十分です。

手順0の3秒チェックでOCR要否を判断。OKならそのまま添付、NGならOCRして章ごと投入。
まずは「締切・対象・禁則」をChatGPTで抽出し、根拠ページつきで表にまとめます。
言い換え辞書と日付の正規化で精度が上がります。台帳は1冊に絞りましょう。
失敗は“旧版読了・例外見落とし”。版数チェックと週次ふりかえりで防げます。

次にやること：今手元の公募要領を1本選び、手順0で判定→テンプレ①で抽出→テンプレ⑤でCSV化→部署の台帳に取り込みましょう。まずは小さく回して、明日の売上チャンスを取りこぼさんごと行きましょう。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。

ちょっとメールで聞いてみる
＜無料相談＞

公募要領が難しすぎる…AIに“締切・対象・禁則”を抜き出させる