紙の稟議が渋滞中…LINEだけで回す“即決フロー”の作り方

「紙の稟議が机の上で渋滞中…」「ハンコ待ちで今日も足止め」――福岡の現場でよく聞く悩みです。全部の制度を作り直さなくても、まずは“LINEだけ”で回せる即決フローを作れば、今日の承認・今日の発注ができます。この記事では、紙と併存しつつスピードは最速化できる設計と、だれでも回せる運用のコツを、福岡の商習慣になじむ形でやさしく解説します。

“LINEだけ”稟議の基本設計

目的はスピードの確保です。金額やリスクが低いものは、紙にこだわらずLINEで即決しましょう。紙は「記録用」に回し、意思決定はチャットで完了させます。

役割と締切をテンプレ化（ワークフロー：回覧の流れ）

• 起票者：依頼内容を定型で投稿（テンプレート）します。
• 承認者：スタンプ「承認」または定型返信で可否を返しましょう。
• 最終確認：部長または経理が「確定」コメントで締めます。
• 締切：当日◯時までなど、時間を必ず書きましょう。

福岡の具体例：仕入の小口稟議

博多の飲食チェーンでは、5万円未満の追加仕入をLINEで即決します。起票→店長承認→本部最終確認まで30分で完了できます。紙は週次でファイルに綴じ、監査に備えましょう。

よくある誤解

「既読が付いたから承認」ではありません。既読＝承認ではないと明確にし、必ず「承認」スタンプか「承認」と書く定型返信をルール化しましょう。

テンプレートと投稿ルールを作る

投稿がバラバラだと探しにくく、判断も遅れます。書式を一本化し、タイトル（件名）→本文→添付の順で並べましょう。

稟議テンプレ（コピーして使う）

【稟議】件名：◯◯◯（店舗/案件名）
金額：◯◯◯円（税込）
理由：◯◯◯（具体）
必要日：YYYY-MM-DD（◯時まで）
起票者：氏名（所属）
承認者：A→B（順番）
締切：本日◯時／遅延時の対応：翌営業日決裁
添付：見積PDF/写真 等
※承認は「承認」スタンプor「承認」とコメントでお願いします

見える化の小技（タグ：目印）

• ピン留め：当日の未決裁スレッドを必ずピン留めしましょう。
• ノート：週の確定分をノートに一覧化しましょう。
• ラベル（書き出し語）：[未]/[承]/[却]を先頭に付けましょう。

福岡の具体例：工務店の現場発注

現場監督が朝8時にLINEで起票→資材写真を添付→所長が「承認」スタンプ→経理が10時に発注します。午後の配送に間に合い、残業を半減できます。

よくある失敗

• 金額・締切を書かずに雑談スレに流す→誰も判断できず滞留します。
• 承認者が複数なのに順番を決めていない→責任の所在が不明になります。
• 画像だけ送って本文なし→後から検索できず迷子になります。

“即決フロー”の運用手順（今日からできる）

難しい設定は不要です。まずはグループ設計と1日の回し方を決めましょう。

グループ設計（最小構成）

• 稟議グループ：起票者・承認者・経理/総務で構成します。
• お知らせ専用：確定通知だけを流します（雑談禁止にしましょう）。
• バックアップ担当：承認者の代理を1名指名しましょう。

1日の回し方（締切基準）

1. 朝：起票→締切時刻を明記→ピン留めしましょう。
2. 昼：未承認にはメンションで催促しましょう。
3. 締切：最終確認が「確定」コメント→お知らせ専用へ転記しましょう。
4. 終業：確定分をノートに貼付→台帳へ入力しましょう。

福岡の具体例：卸売のスポット値引

北九州の部材卸では、スポット値引をLINEで即決します。営業が現場の見積写真を貼り、部長が「承認」、経理が「確定」。顧客の前でその場回答でき、受注率を上げられます。値引理由をテンプレで書くので、後からの説明も楽にできます。

重要ポイント

① 通常のLINEグループだけで始める（最小で早く回す）

まずはスピード優先で、小さく試すやり方です。公式アカウントや外部ツールは不要です。

作り方（手順）

1. 稟議グループを作成し、起票者・承認者・経理/総務を招待しましょう。
2. 「お知らせ専用」グループを作り、確定通知だけを流しましょう。
3. 稟議テンプレをノートに貼り、ピン留めしましょう（誰でもすぐ起票できます）。
4. 起票はテンプレで投稿→承認者が「承認」スタンプor「承認」コメント→経理が「確定」コメントで締めましょう。
5. 「確定」投稿のスクショ＋本文を1つのPDFにし、ファイル名ルールで保存しましょう。
6. バックアップ担当（代理承認者）を1名決め、プロフィールに明記しましょう。
7. まずは福岡の1部署・1種類（少額・定型）で2週間テストし、決裁時間と滞留件数を測りましょう。

運用ルール（書式の統一）

• スレッド先頭に[未]/[承]/[却]/[確]を付けましょう。
• 承認はスタンプ「承認」or「承認」の定型コメントに統一しましょう。
• 「確定」コメントは次の形で統一しましょう。

【確定】件名／金額◯◯円／担当◯◯／納期◯月◯日（◯時）

チェックポイント（詰まりを出さない）

• 昼時点で未承認がある場合は、@メンションで催促しましょう。
• 締切到達で未承認なら、部長または代理承認にエスカレーションしましょう。
• 長期不在者が出たら、代理承認者を一時的に追加しましょう。

福岡の具体例

天神の小売では、朝9時までに起票→昼12時に締切→13時に「確定」→そのままお知らせ専用へ転記します。午後の搬入に間に合い、残業を抑えられます。

記録と台帳の整え方（紙と監査に備える）

即決でも、あとから説明できる状態にしておけば安心できます。探す・転記の手間も同時に減らしましょう。

保存の型（アーカイブ：保管のこと）

• 確定コメントの直後に、スクショ＋テンプレ本文を1つのPDFにまとめましょう。
• ファイル名ルール：【稟議確定】店舗_件名_YYYY-MM-DD_金額◯◯円.pdfに統一しましょう。
• フォルダ：/稟議/年/月/店舗 の階層で統一しましょう。

台帳入力の省力化

• テンプレ本文の順番＝台帳の列順に合わせましょう（転記が一直線になります）。
• 金額と日付は半角に統一しましょう（後の集計が楽になります）。
• 担当者名は略称コード化しましょう（例：YSK）。

福岡の具体例：月次監査の対応

福岡本社の小売では、月末に「確定PDF」をまとめて経理がチェックします。ファイル名に金額が入っているので、抜き取り検査を約10分で終えられます。紙は月1でプリントして綴じるだけにできます。

よくある失敗

• 確定コメントがばらつく→検索・監査で迷子になります。
• ファイル名が人ごとに違う→月次集計で苦労します。
• 画像だけ保存して本文が無い→理由が追えません。

運用を強くするチェックリストとKPI

「回る仕組み」は点検してこそ強くなります。週次で数字を見て、詰まりを外しましょう。

導入チェックリスト

• 稟議テンプレと確定コメントの書式を全員に周知しましたか。
• 承認の順番と代理者を決め、プロフィールに明記していますか。
• ピン留め・ノート・ラベルの使い分けが定着していますか。

週次KPI（見える化）

• 平均決裁時間（起票→確定までの分）
• 締切超過件数（対総件数％）
• 修正依頼率（却下/差し戻しの比率）

福岡の具体例：数値で納得をつくる

「LINEにしたら早くなった気がする」ではなく、平均決裁60分→18分など数字で示しましょう。社長の納得が早くなり、他部署への横展開も進みます。「即決だけに、ソッと決めていきましょう」。

用語ミニ解説（カタカナ少なめ）

使い分けで迷いがちな言葉を短く整理します。

ワークフロー（回覧の流れ）

だれが、どの順番で、どう承認するかの決まりごとです。LINEのテンプレに順番を書けば運用できます。

テンプレート（定型フォーマット）

毎回同じ形で書くためのひな形です。検索・集計・監査が楽になります。

アーカイブ（保管）

終わった稟議を、後から探せるように保存することです。ノート整理とPDF保管を併用しましょう。

まとめと次にやること

• 金額やリスクが低い稟議は、LINEだけで即決に切り替えできます。
• テンプレ化・締切明記・確定コメントの書式統一で、迷いと滞留を無くせます。
• ピン留め・ノート・ファイル名ルールで、探す・転記の時間を減らせます。

次にやること：稟議テンプレをそのままLINEに貼り、1部署・1種類・2週間でテスト運用を始めましょう。数字（決裁時間・滞留件数）を測って改善しましょう。