「取引先がみんなFAXばい。メール移行は無理…」――福岡の現場でよく聞く声です。無理にやめる必要はありません。まずは届いたFAXをそのままPDFでメール転送できる形にして、「探す・転記」を減らしましょう。この記事では、FAX to Emailの現実的な始め方と、紙のままでも転記ミスをほぼゼロに近づける運用を、博多・北九州の商習慣になじむ形でやさしく解説します。
この記事のポイント
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やめずに減らすDX
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FAXは残したまま、受信をPDF化してメールへ自動転送できます。まず「探す・回す」の手間を減らしましょう。
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選び方の勘どころ
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番号そのまま運用／PDF化／文字読み取り（OCR）の有無／共有アドレス運用のしやすさで比べましょう。
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今日からできる設定
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クラウド型か複合機設定の2ルートで手順を整理します。社内の受け皿（共有メール箱・命名ルール）も用意しましょう。
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紙のままでもミス削減
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スタンプやバーコード、スマホ撮影＋文字読み取りで「転記」を短くできます。二重チェックは仕組みでなくしましょう。
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次の一歩が見える
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週次の数値（探す時間・転記件数・誤記件数）で効果を見える化し、将来のフォーム移行につなげましょう。
なぜ「FAX→メール転送」から始めると続けやすいか
取引先の事情でFAXは残ります。そこで受信ボトルネック（紙を探す・回す・置き忘れる）を先に解消しましょう。PDFで届けば、検索・転送・保管を一気に楽にできます。電話番号はそのままで、現場のフローを大きく変えずに「影の手間」を減らせます。
福岡の具体例：鮮魚卸・工務店・医療材料の現場
例えば鮮魚卸では朝の発注FAXが山のように届きます。PDFメール転送にしておけば、「店名＋日付」で検索できます。工務店の見積依頼も、現場からスマホで共有メールを確認できます。医療材料の納入では、発注単価の転記を減らすだけで確認電話を大きく減らせます。
よくある誤解
「FAXをなくさないとDXじゃなかろうもん？」――いえ、“手戻りを減らす”のもDXです。まずは紙を探す時間を削るところから始めましょう。
効果の測り方（探す・転記の短縮）
1通あたりの探す時間（分）／転記にかかる時間（分）／誤記件数で週次集計しましょう。PDF化だけで探す時間が半分以下になるケースが多いです。
FAX to Emailの仕組みと選び方
やり方は大きく2つです。①クラウドFAX（受信を自動でPDF→メール転送）、②社内の複合機でメール転送設定です。どちらも現行のFAX番号を生かして移行できます。
選定チェックリスト
- 番号そのまま使えるか（番号ポータビリティ／転送設定）
- PDF化の品質（白黒・解像度・ファイルサイズ）
- 文字読み取り（OCR：印字を文字として読む）の有無と精度
- 共有メール（例：
fax@〇〇.co.jp）での運用しやすさ（自動振り分け・検索） - 同時受信・混雑時の取りこぼし対策（同時回線・通知）
- 保管期間・ダウンロード制限・アクセス権の付け方
コストと導入の目安
クラウド型は月額固定＋従量になることが多いです。複合機設定は機種対応と管理者権限がカギです。まずは1部署・1番号から試すとリスクを小さくできます。
福岡の具体例：本社—支店の“回覧”をやめる
福岡本社にFAXが集中し、支店へ回覧で1日遅れる…あるあるです。PDFメール転送にして、支店の共有メールへ自動配信すれば即日対応できます。回覧用の赤ペンは、メールのフラグとラベルに置き換えましょう。
設定手順：今日からできる最低限
ここでは「クラウド型」と「複合機設定」の一般的な流れを示します。機種やサービスで名称は少し違いますが、筋は同じです。
クラウド型（受信→自動でPDFメール）の手順
- 管理画面で受信先メールアドレス（共有用）を登録します。
- 件名に入れる情報（発信番号・受信日時・ページ数）を設定します。
- 到着通知（到着メール）をオンにします。
- 試験受信：社内のFAXから1通送り、PDFの見やすさと件名を確認します。
- 番号の移行（必要なら）を申請し、切替日を決めます。
複合機でのメール転送設定（一般例）
- 複合機の管理者画面に入り、受信FAX→転送設定を開きます。
- SMTP（メール送信）のサーバ情報・差出人・認証を登録します。
- 転送先として共有アドレスを指定し、PDF添付にします。
- 件名テンプレートに「
【FAX】取引先/日付/ページ数」などを設定します。 - テスト受信→社内で確認→承認後に本番運用へ進めます。
受信後の社内運用：探さない・迷わないの仕掛け
- 共有メール箱を用意（例：
fax@〇〇.co.jp）。個人の受信箱には流さないようにします。 - 自動ラベル（仕入／受注／見積）と担当ごとの振り分けルールを作りましょう。
- 回覧はメールのフラグと未処理ラベルで代替します。
- 保管はクラウドの「案件フォルダ」に日付＋取引先で保存します。
件名・ファイル名の命名サンプル
【FAX受信】取引先_案件名_YYYY-MM-DD_頁数3.pdf
【FAX受信】〇〇水産_発注_2025-10-17_2p.pdf
紙のままでも転記ミスを減らす運用
相手が手書きでも大丈夫です。“人が書く”部分はそのままに、“人が迷う”部分をなくす工夫を入れましょう。
二重チェックをやめる仕組み化
- 受信スタンプはPDFの到着メール時間で代替し、重複処理を防ぎます。
- 発注書にバーコード（案件番号）をあらかじめ印字し、受信後にスキャンで案件紐づけできます。
- 不鮮明なFAXは、定型返信テンプレ（「再送願い」）で差し戻しましょう。
スマホ撮影＋文字読み取り（OCR）のひと工夫
手書き以外（型番・数量・金額）は読み取り対象にできます。スマホで撮ってOCR（印字を文字に変える仕組み）→表計算に貼り付け→受注台帳へ取り込み、という小さな自動化で転記5分→1分を目指しましょう。
福岡の具体例：納品書の“型”を決める
博多の飲食チェーン向け納品書は、品名→型番→数量→単価→合計の列順だけ統一しても効果が出ます。FAXで届いても、同じ順なら読み取りとチェックを早くできます。
よくある失敗
- メール転送はしたのに共有メールの整備がなく、結局“誰が見る？”問題が続く。
- OCRを万能だと思い、手書きの崩し字で精度が出ずに不満だけ残る。
- 命名ルールが人ごとで乱れ、検索に時間がかかる。
効果測定と次の一手（将来のフォーム移行に備える）
まずは“見える化”の表を作り、改善を回しましょう。FAXが主役でも、裏側でデータが貯まれば次の一手につなげられます。
週次KPI（見える化）の例
- 探す時間の総計（分）／1通あたり平均（分）
- 転記件数と誤記件数（再入力・差し戻し）
- PDFの保存率（案件フォルダに格納された割合）
段階的にやめる作戦
- FAX→メール転送で「探す」をゼロに近づけます。
- よく出る定型の注文は簡易フォーム（QR付き）を案内しましょう。
- フォームが増えたら、FAX分はOCRで補完して集計を一本化します。
まずは小さく試す
「仕入」「受注」など1業務・1番号・2週間でテストしましょう。うまく行けば横展開、だめならやり直しやすい。焦らず、でも止めずに進めましょう。ダジャレで締めると、「FAXだけに、焦（ファ）らんで（ックス）」。…すみません、40代向けサービスです。
チェックリスト（導入前後）
導入の成否は準備8割です。下のチェックで漏れを防ぎましょう。
導入前
- 共有メールアドレスを作成し、閲覧権限を設定できていますか。
- 件名テンプレートと保存フォルダの命名ルールを決めましたか。
- 番号移行や転送の切替日を関係者に周知しましたか。
導入後（1〜2週間）
- 探す時間が半減していますか（実測）。
- 誤記・差し戻しが減りましたか（件数）。
- 未処理ラベルの運用が定着していますか（滞留ゼロ）。
まとめと次にやること
- FAXは残しても、PDFメール転送で探す・回すを先に削減できます。
- 選び方は「番号そのまま」「PDF品質」「OCR」「共有メール運用」が柱です。
- 紙のままでも、命名・ラベル・OCR・バーコードで転記ミスを最小化できます。
次にやること：共有メール（fax@〇〇.co.jp）を作成し、件名テンプレと保存フォルダの型を今日決めましょう。準備ができたら、1番号・2週間の試験運用を始めます。
