Excelで顧客名簿を管理してない？“探せない・更新されない”問題

「Excelで名簿は作れているけど、最新かわからん」「名前はあるけど連絡先が見つからん」——福岡の現場でもよく聞くお悩みです。入力する人が多いほどバラつきが出て、探せない・更新されない問題が起きやすくなります。この記事では、今日からできるExcelの応急処置と、小さく始める“更新され続ける顧客管理”の作り方がわかります。難しい言葉は使わず、手順に沿って進められるように整えました。肩の力を抜いて読み進めましょう。

Excelの顧客名簿で“探せない・更新されない”が起きる理由

Excelは万能に見えますが、顧客管理は「同じ項目で、同じ書き方で、誰が見てもすぐ探せる」ことが命です。ここが崩れると、最新の名簿にたどり着けず、更新されないまま放置されます。

よくある原因を3つに整理

• 項目がバラバラ：会社名と担当者名が同じ列、住所が1セルに詰め込み、電話の表記ゆれ
• 誰が更新するか不明：営業も事務も触るが責任が散らばる
• ファイル分散：部署ごと・人ごとに最新版が増殖

用語ミニ解説：マスタ（名簿の元帳）

マスタとは、全員が参照する元の名簿のことです。ここを一つに決め、そこだけを更新しましょう。

福岡の例でイメージ

例えば博多の明太子卸では、店舗名／担当者名／直通電話／発送先郵便番号／定休日が肝になります。これらが混在していると、土曜配達の可否を探すだけで時間がかかってしまいます。

今日からできるExcelの応急処置

すぐに道具を変えなくても、Excelの中で「探せる・更新される」状態に近づけられます。

列の設計を固めましょう

1. 顧客ID（重複しない番号）を左端に作成
2. 会社名／部署／担当者名を別の列に分ける
3. 郵便番号・住所・建物名を分割して入力
4. 電話は数字のみ（ハイフンなし）で統一
5. 表として書式設定（Ctrl+T）を使い、見出し行を固定

入力規則（決まった書き方の仕組み）を入れましょう

• プルダウン（あらかじめ選ぶ方式）：業種、ランク、担当営業（データタブ→データの入力規則）
• 必須チェック：顧客ID・会社名・電話（空欄なら色をつける条件付き書式も使えます）
• 日付は「YYYY/MM/DD」で統一

更新ルールを紙1枚で決めましょう

「誰が」「いつ」「どの列」を更新するかを明文化します。例：新規登録は営業、住所変更は事務、最終確認は月末に課長。

• 更新のきっかけ：電話番号変更、退職連絡、新規取引開始 など
• 更新の締切：毎週金曜の終業前、または月末
• 記録：最終更新日／最終更新者を必ず入力

福岡の例：大橋の美容室

会員カードの情報をExcelにまとめるなら、顧客ID／名前（カナ）／電話／来店周期／担当スタイリストの5列に絞るだけで予約確認がぐっと早くできます。

“更新され続ける”仕組みへ：小さく始めるクラウド台帳

Excelで限界を感じたら、クラウド台帳（ネット上で共有する名簿）に移し替えると、履歴や権限、検索が自動で整います。専門用語で言うCRM（顧客情報を一元管理する仕組み）ですが、最初は欲張らず台帳一本から始めましょう。

最小構成で始めましょう

• 台帳：顧客基本情報（ID・社名・電話・担当）
• 履歴：やり取りの記録（日付・内容・担当）
• 権限：編集は営業と事務、閲覧のみは他部署

福岡の例：商店街の卸

配達先の定休日や搬入口の注意を書き残しておくと、新人さんでも翌日から回れます。「現場の知恵が残る」のがクラウドの強みです。

費用感と効果

月あたり数千円規模でも、検索の時間短縮・取りこぼし防止・引き継ぎの安心が得られます。まずは1部署で試し、よければ全社へ広げましょう。

クラウド台帳の具体像と選び方（例と操作の目安）

「どこからでも同じ名簿を安全に開けて、履歴が残る置き場所＋台帳」をまとめてクラウド台帳と呼びます。主な型は3つです。自社の慣れや人数に合わせて選びましょう。

① スプレッドシート型

Googleスプレッドシートで同時編集と変更履歴が使えます。共有リンクで外部とも共有できます。
福岡のたとえ：薬院の小さな卸では、別シート「履歴」に日付・担当・要件を追記するだけで、誰がいつ対応したかが一目で探せます。

② Excelオンライン型（OneDrive／SharePoint上のExcel）

いまのExcelをそのままクラウドに置いて共同編集できます。関数や見た目がそのまま使えるのが利点です。
福岡のたとえ：春日市の部材メーカーは、編集＝営業・事務、閲覧のみ＝製造に分けて、最新版をひとつに集約できます。

③ 台帳アプリ型（軽いCRM）

フォーム入力・自動履歴・権限が最初から揃います。スマホ更新も楽です。
福岡のたとえ：天神のサロンは、顧客ID・電話・来店日を必須化し、受付がスマホで更新できます。

Excelからクラウド台帳へ：無理なく移行する手順

いきなり全部は変えず、小さく作って回して直すやり方で進めましょう。パソコンが得意でない担当者でも、手順通りに進めれば移行できます。

ステップ0：まずは守りを固める（5分）

1. Excelの元ファイルを右クリック→コピー→同じフォルダに貼り付け
2. コピーした方の名前を顧客マスタ_2025_bk.xlsxにする
3. 元ファイルを開き、ファイル→情報→ブックの保護→読み取り専用を推奨にチェック

ステップ1：列名と書き方をそろえる（15〜30分）

シートの一番上に、下の必須5項目を左から並べます。顧客ID／社名／電話／担当／最終更新日。その後に、部署／郵便番号／住所などを続けます。

具体的な直し方

• 電話：セルを選択→ホーム→検索と選択→置換で「-」を空欄に置換（ハイフン除去）
• 日付：列を選択→右クリック→セルの書式設定→ユーザー定義でyyyy/mm/dd
• 重複削除：データ→重複の削除→顧客IDにチェック

ステップ2：入力ミスを防ぐ仕掛け（10分）

• 担当のプルダウン：担当者一覧を別シート「設定」に作成→データ→データの入力規則→リスト→範囲に「設定!A:A」
• 必須の赤色表示：ホーム→条件付き書式→新しいルール→「次の数式を使用」→=LEN(A2)=0のように空欄を色付け

ステップ3：CSV（UTF-8）で保存する（3分）

1. ファイル→名前を付けて保存→ファイルの種類でCSV UTF-8（コンマ区切り）を選ぶ
2. 名前は顧客マスタ_2025_export.csvにする（Excel本体はそのまま残る）

ステップ4：クラウド台帳に読み込む（10〜20分）

使うサービスによって言い方は違いますが、流れは同じです。

1. クラウド台帳にログイン→インポート／アップロードを開く
2. 顧客マスタ_2025_export.csvを選択
3. 「列の対応」を確認（例：社名→社名、電話→電話）。1つでもズレていたら戻って直す
4. 試しに10件だけ読み込む設定があれば、それを選ぶ（全件はまだやらない）

ステップ5：1週間の小さな運用テスト（毎日5分）

• 役割固定：登録＝営業A、更新＝事務B、確認＝課長C
• 毎日のチェック：新規1件登録／1件検索／1件更新を3人で回す
• 困りごとメモ：郵便番号の桁不足／担当の選択肢不足／検索キーワードなどを書き溜める

ステップ6：本番へ移行し、旧Excelは“見るだけ”に

1. テスト結果を反映して台帳の項目と権限を確定（編集可／閲覧のみ）
2. Excel元ファイルは閲覧専用にし、名前を顧客マスタ_OLD.xlsxに変更
3. 共通フォルダのショートカット名を顧客マスタ（クラウド）に統一し、社内に周知

チェックリスト

• 最新の名簿の置き場所はひとつに決められていますか
• 必須項目は空欄で保存できないようにしていますか
• 更新者と期限は決まっていますか（例：月末）
• 履歴は自動で残りますか
• バックアップの作成日と保存先は決まっていますか

よくある失敗と対策

• 項目を盛り込みすぎる → 最初は必須5項目に絞りましょう
• 担当が曖昧 → 列ごとに責任者を決めましょう
• 一括移行で混乱 → 部署単位で段階的に移しましょう（まず10件テスト）
• CSVで文字化け → 保存形式をCSV UTF-8にしましょう
• 旧ファイルを更新してしまう → 旧Excelを閲覧専用にし、ファイル名に_OLDを付けましょう

福岡の例：製造×卸の二毛作

糸島の加工業者が直販と卸を両方している場合、取引区分（直販／卸）をプルダウンで用意すると、請求形態の違いで迷わず検索できます。月末の請求締めでも担当が迷わず仕分けできます。

用語ミニ解説と現場Tips

カタカナが多いと身構えてしまいますが、現場の言葉に直せば難しくありません。

CRM（顧客情報を一元管理する仕組み）

顧客台帳に「誰が、いつ、何をしたか」の帳面がついたもの、と考えるとわかりやすくなります。探す・更新する・引き継ぐが一気に楽になります。

ワークフロー（決められた流れ）

新規登録→承認→配信許可、のように、順番と役割を道筋にしたものです。紙の回覧板のデジタル版です。担当がいないと止まるので、必ず「代役」も決めておきましょう。

福岡の例：メール配信の同意

天神の小売では、会員登録時に配信可否をチェックしておくと、販促メール（お知らせ）を送る際に迷いません。断られた場合は履歴に残し、次回の声かけをやめることでクレームを防げます。

まとめと次にやること

“探せない・更新されない”を放置すると、問い合わせ対応や引き継ぎで時間が溶けてしまいます。今日から一歩ずつ整えていきましょう。

• Excelでも「項目・役割・置き場所」を決めれば探せるようになります
• クラウド台帳にすると履歴・権限・検索が自動で整います
• 移行は必須5項目→小さく試す→直して広げるがコツです

次にやること：自社のExcel名簿を開き、左端に顧客ID列を追加し、必須5項目を決めましょう。
そのうえで、バックアップ（_bk）を作成し、CSV（UTF-8）で保存できるかを今日中に確認しましょう。