紙の申請書・稟議書から卒業！承認フローをクラウドに

「紙の申請書、ハンコのためだけに出社…正直もうきついばい」と感じていませんか。忙しいのに、回覧や差し戻しで手続きが長引くと、現場も経営もモヤモヤしますよね。この記事では、紙の申請書・稟議書をやめて、承認フローをクラウド（インターネットで使うサービス）に移すと何が良くなるか、福岡の中小企業でも無理なく始められる手順まで、やさしく具体的に解説します。読み終えるころには、最初の一歩がはっきり見えてきます。

紙から卒業する理由

紙の申請は、作成→印刷→押印→回覧→保管と、手数が多くミスも起きやすいです。クラウド化すると、申請・承認・保管が同じ画面で完結します。外出中でもスマホで確認できますし、履歴が残るため後からチェックもしやすくなります。

よくある誤解

「クラウドは高そう」「大企業向けやろ？」という声をよく聞きます。実際は、月額の少額から始められるサービスが多く、ユーザー数に合わせて拡張できます。自社サーバーの準備も不要です。

用語ミニ解説

ワークフロー（申請から承認までの流れを電子化する仕組み）、SaaS（必要なときにネット経由で使うソフト）、シングルサインオン（1回のログインで複数のシステムに入れる仕組み）など、難しく見えますが、使う側は画面の指示に沿って操作するだけで大丈夫です。

具体例

たとえば、博多の卸売会社さん。これまで仕入れ値変更の稟議が紙で3日かかっていました。クラウド化で承認が半日になり、午後の商談に間に合うようになりました。社外の営業さんもスマホで承認依頼を出せるため、移動が多くても止まりません。

クラウド承認フローの基本

クラウド化の基本は「だれが」「何を」「どの順番で」承認するかを画面上に決めることです。ひな形（テンプレート）を作ると、同じ形式で申請でき、ミスが減ります。

最小セット

申請フォーム・承認ルート・通知・保管の4点があれば回ります。追加で、金額条件で承認者が変わる分岐や、代理承認の設定ができると実務が楽になります。

チェックリスト

• 申請項目は必要最小限か（入力が長すぎないか）
• 金額や部門で自動的に承認ルートが切り替わるか
• メールやアプリ通知で見逃しを防げるか
• 履歴・改ざん防止・アクセス権が設定できるか
• 保管と検索が簡単か（年度・案件名などで探せるか）

具体例

糸島の食品加工会社さんは、原材料の緊急発注だけ「部門長→社長」の短いルートに設定。通常発注は「担当→課長→部門長」に分け、状況に合わせた承認ができるようになりました。

注意点

はじめ方（小さく始めて広げる）

いきなり全社で入れ替えず、現場と管理部の両方が関わる1〜2種類の申請から始めます。まずは「紙と並行」で1〜2週間試し、問題がなければ本番に切り替えます。

手順

1）対象を選ぶ

旅費精算や小口稟議のように、ルールが明確・件数が多い・関係者が少ないものがおすすめです。

2）ひな形を整える

紙の項目をそのまま移すのではなく、不要な項目を削って短くします。部門名や取引先はプルダウンにすると入力ミスを減らせます。

3）承認ルートを決める

金額や部門で分岐させます。不在時の代理承認も必ず設定します。

4）テスト＆並行運用

3〜5件のダミー申請で詰まりを確認します。最初の1〜2週間は紙と併用して、問題がなければ紙を終了します。

具体例

久留米の建設会社さんは、まず「交通費申請」だけクラウド化。現場監督さんがスマホで申請できるようになり、締め日ギリギリの駆け込みが減りました。2か月後に資材購入、半年後に稟議へと広げました。

よくある失敗

• 紙の項目をそのまま詰め込み、フォームが長すぎる
• 承認者が多く、かえって遅くなる
• 現場への周知不足で、いつから何をクラウドにするかが曖昧

無料でまず動かす方法（小さく試して効果を確認）

費用をかけずに「申請→承認→通知」を回すには、Googleフォーム（申請）＋スプレッドシート（台帳）＋Apps Script（自動通知）の三点が手堅いです。最短で形にして、現場の手応えを確かめましょう。

最短セットアップ手順

1）申請フォームを作る

申請者名・部門・内容・金額・添付用リンク（必要なら）を用意します。入力は最小限にして、部門名などはプルダウンにしましょう。

2）回答を台帳に流す

フォームの回答先をスプレッドシートに設定します。台帳側に「ステータス（未承認／承認／却下）」「承認者」「コメント」の列を追加します。

3）通知を自動化する

Apps Script（グーグルの自動処理機能）で、送信時に承認者へメール、承認欄が更新されたら申請者へ結果通知が飛ぶようにします。最初はメールだけにして、慣れたらチャット通知などを足しましょう。

4）権限と見える化

台帳の共有権限を「承認者だけ編集可、他は閲覧のみ」にします。ピボット表やフィルタ表示で「未処理だけ」を見られるようにすると捌きやすくなります。

無料でできる範囲とコツ

• 対象は備品購入・旅費精算・小口稟議などルールが明快なものにしましょう
• 差し戻しは「コメントを必須にして再申請」の運用で代替できます
• 履歴はシートの変更履歴で確認できますが、監査用途には限界があります

福岡の具体例

志免の物流会社さんは、備品購入だけをこの方法で開始。紙ゼロ・回覧ゼロで翌日承認が当たり前になりました。2か月後、件数が増えたため有料クラウドに移行し、承認分岐とスマホアプリを追加しました。

有料クラウドの相場感と選び方（中小企業向け）

費用をかけると、権限・履歴・モバイル・分岐設定がぐっと楽になります。ここでは、よく使われる国産サービスのだいたいの料金感と選び方を整理します。

主な価格帯（目安）

• グループウェア一体型：月額 500〜800円/人前後（5ユーザー〜）。ワークフローに加えて掲示板やスケジュールも使えます。
• 業務アプリ型：月額 1,000〜1,800円/人前後（10ユーザー〜）。申請以外に台帳や見積・案件管理も作れます。
• ワークフロー特化型：最低利用 5,000円/月前後〜。申請数やオプションで変動します。
• Microsoft環境の自動化：既に契約があれば追加費用小。単体契約は1人あたり月額数千円台が目安です（為替で変動します）。

失敗しない選定チェックリスト

• 承認分岐：金額・部門・案件種類で自動振り分けできますか
• 代理承認：不在時の代理や期限超過の自動リマインドがありますか
• 権限と履歴：申請ごとの閲覧制限、改ざん防止、詳細ログが備わっていますか
• スマホ：現場でも押しやすい画面になっていますか（片手操作・オフライン下書きなど）
• 連携：会計・勤怠・ファイル保管と連携できますか（CSVでも可）
• 運用コスト：フォーム作成や分岐変更を自社で回せますか（外注前提になっていませんか）

費用の考え方（合計で見る）

月額だけでなく、初期設定の工数・トレーニング・周知も含めて考えます。標準テンプレートを使えば初期費用は抑えられますし、まずは対象申請を絞ったトライアルで効果を確認しましょう。

福岡の具体例

那珂川の製造業さんは、最初は交通費・備品の2種類だけを有料クラウドで運用。1ユーザー月1,000円台のプランを10名で開始し、半年で稟議と発注にも拡張しました。承認分岐とスマホ通知で、決裁が平均2日→半日になりました。

運用とセキュリティを両立する

スムーズに回しつつ、情報を守ることも大切です。権限設定やログ（操作の記録）がしっかりした仕組みを選び、ルールを決めて運用します。

最低限の守り

• 役割ごとの権限（閲覧・編集・承認）を分ける
• 二要素認証（パスワードに加えて確認コード）を使う
• 退職・異動時にアカウントをすぐに停止できる体制

具体例

小倉の小売店さんは、店舗スタッフは申請のみ、本部は承認・閲覧、経理は出力権限のみと分けました。見てよい人だけが見られるので安心です。

用語ミニ解説

アクセス権（見たり触ったりできる範囲）、ログ（誰がいつ何をしたかの記録）、二要素認証（追加の本人確認）など、設定しておけば日々は意識せずに守れます。

まとめと次にやること

紙からクラウドへ移すと、スピード・コスト・安心の三つが改善します。難しそうに見えて、最初の一歩は小さくて大丈夫です。

• 紙の手続きは、クラウド化で申請〜承認〜保管が一気通貫になります
• まずは頻度が高く単純な申請から始めると、失敗しにくく効果が見えやすいです
• 権限やログを設定すれば、運用とセキュリティを両立できます