売れる会社は問い合わせが自然に増える。仕組み化のヒント

「広告を増やしたわけでもないのに、気づけば問い合わせが増えている」。そんな会社は、実は運やセンスだけではありません。社内の情報の流れや、見込み客との接点を仕組みとして整えているからこそ、じわっと問い合わせが増えていきます。本記事では、福岡の中小企業でも今日から始められる「問い合わせが自然に増える仕組み化」の考え方と具体策を、やさしく説明します。

問い合わせが自然に増える会社の共通点

共通するのは「迷わず連絡できる導線」と「不安を減らす情報」がセットで整っていることです。さらに、問い合わせ後の記録とフォローが自動で回るため、温度感が下がる前に次の一手を打てます。

連絡しやすさ：入口は太く、迷いなし

電話番号、問い合わせフォーム、LINE（仕事用の連絡窓口）をサイトの全ページに常時表示し、どれで連絡しても同じ箱へ届くようにできます。受付時間と返答までの目安を明記しましょう。

不安解消：価格・納期・事例の先出し

料金は目安でも十分です。納期の幅や、過去の対応範囲（できること・できないこと）をQ&Aで示すと、相談ハードルが下がります。

福岡の具体例：天神の内装業A社

「概算価格表」と「工期の目安」をサイトに追加し、LINEでの写真送付受付を開始。問い合わせ前の電話が減り、フォーム経由の相談が1.8倍になりました。地場の店舗（薬院・今泉など）事例を3件載せて安心感を出せます。

仕組み化の全体像（小さく始めて回す）

大きなシステムをいきなり入れるのではなく、まずは「受け皿→記録→自動返答→フォロー」の最小セットを作ります。これで「取りこぼしゼロ」と「即レスの安心」を両立できます。

全体フローの基本形

①入口統一 → ②自動返信（受付完了と次の流れ） → ③担当へ自動割り当て → ④進捗可視化 → ⑤フォロー配信（お礼・事例・見積の案内）という流れを作れます。

ミニ用語解説：CRM/MA/RPA

CRM（顧客情報を一元管理するしくみ）

問い合わせ内容・会社名・担当者・履歴をひとつにまとめ、誰でも状況を把握できます。

MA（見込み客との連絡を自動化するしくみ）

資料送付・お礼・リマインドを自動で送り、温度が高い人だけ営業に渡せます。

RPA（定型作業を自動化するしくみ）

メールの振り分けや台帳への転記など、人が毎回同じ操作をする作業を自動化できます。

福岡の具体例：糸島の食品B社

ギフトの問い合わせが繁忙期（お中元・お歳暮）に集中。フォーム→CRM→自動返信→在庫アラートまでを連携し、電話の取り次ぎ時間を半減できました。

まずはゼロ円で始める“ミニCRM”の作り方

いきなり高機能なCRM（顧客情報を一元管理するしくみ）を用意しなくても大丈夫です。まずは無料ツールをつないで「集める→記録→返す→追う」を回せます。慣れてから、必要な部分だけ本格ツールに置き換えましょう。

手順（3時間で形にする）

STEP1｜入口を作る

Googleフォームで「会社名・お名前・連絡先・相談内容・希望時期」を作成し、不要な個人情報は聞かない設計にします。回答先をスプレッドシートに連携しましょう。

STEP2｜記録を自動で並べる

スプレッドシートに「受付日時／担当／ステータス（未返信・対応中・完了）／次回連絡日」を列で用意し、フォームからの回答が1行ずつ追加されるようにできます。

STEP3｜即レスを仕組み化

Gmailの自動返信とテンプレ（保存済み返信）で「受付しました／◯時間以内にご連絡します／参考事例はこちら」を定型化します。一次返信の質と速度をそろえられます。

STEP4｜見える化で漏れを防ぐ

Trello（カードで進捗を管理する無料ツール）に「未返信／対応中／見積待ち／完了」のリストを作成し、毎朝5分で全カードを確認します。

メール定型文（そのまま使えるひな形）

福岡の具体例：糸島の食品店A社

観光シーズンに問い合わせが集中。フォーム→表→自動返信→Trelloの流れに切替え、一次返信が平均30分以内に。受取場所（前原・志摩）をフォームで選べるようにして、やり取り回数を減らせました。

ゼロ円チェックリスト

• フォームはサイトの全ページから1クリックで開けるか
• 自動返信に「返信目安時間」と「次の流れ」を書いたか
• スプレッドシートに「担当・次回連絡日」の列があるか
• Trelloで毎朝の確認ルール（5分）を決めたか
• 価格は目安の幅で先出ししているか（例：福岡市内◯〜◯万円）

よくあるつまずきと回避策

• 窓口が増えて迷子→フォームに一本化し、電話・メールはフォームに誘導します。
• 返信が遅れる→テンプレ＋Trelloの朝礼確認でスピードをキープします。
• 入力が少ない→項目を最小限にして、地元事例リンクで安心感を足します。

今日からできる具体策と手順

以下は3週間で回せる実践手順です。専門知識ゼロでも、順番通りに進めるだけで「受け皿〜フォロー」まで形にできます。

手順① 入口を一本化する

サイト上の「電話・フォーム・LINE」をヘッダー/フッター/問い合わせページに常時表示します。どれから来てもCRMに自動登録される設定にしましょう。

手順② 自動返信とQ&Aの整備

受付直後に「受付しました／返信は◯時間以内／まずはこの事例をご覧ください」を自動送信できます。Q&Aには価格目安・納期・対応範囲・担当の顔写真（または役割）を入れましょう。

手順③ フォローの仕組みを作る

未返信・保留・見積中・受注済の4ステータスで進捗を見える化し、3営業日反応がない場合は自動でお礼と追加事例を送信できます。

福岡の具体例：博多の製造C社

展示会後に名刺をまとめて撮影→CRM登録→「工場見学の案内」メールを自動送信。久留米・北九州の事例を入れたところ、見学申し込みが前回比2.3倍になりました。

チェックリスト（初期設定）

• 窓口の表示位置は全ページにあるか
• 受付後◯時間以内の返信目安を明記したか
• 価格目安・納期・対応地域を掲載したか
• 事例は地名入りで3件以上あるか（例：大野城の…）
• CRMで重複登録が起きない設定になっているか
• 未返信の自動アラートがあるか

よくある失敗と対策

「仕組み」を作ったのに成果が出ないときは、たいてい入口が複雑・情報が不足・記録が分散のいずれかです。小さく直して回せば改善できます。

失敗1：窓口を増やしすぎて誰も見ていない

対策は「一本化」。担当が変わっても同じ受信箱に届くようにし、社内の見える化ボードで未返信ゼロを保てます。

失敗2：価格が書けず相談が来ない

目安価格（幅）で十分です。「福岡市内の標準工事で◯〜◯万円、郊外は＋交通費の目安」など、判断材料を出しましょう。

福岡の具体例：中洲のイベントD社

「予算感は相談」とだけ書いていたため問い合わせが伸びず。プランA/Bの価格帯と、過去の屋台村イベント例を掲載後、見積依頼が増えました。

数字で追う：改善の見える化

毎週見るべき数字はシンプルで十分です。入口〜返信〜受注まで、3つの転換率を見れば「どこを直すか」がわかります。

見るべき指標（かんたん版）

• サイト訪問→問い合わせ率（%）
• 問い合わせ→有効商談率（%）
• 有効商談→受注率（%）

福岡の具体例：北九州の修繕E社

「訪問→問い合わせ」が1.0%で止まっていたため、雨漏り写真の撮り方ガイド（無料配布）を追加。問い合わせ率が1.7%に改善しました。

まとめと次にやること

• 問い合わせが自然に増える会社は、入口の一本化と不安解消の情報整備を同時に進めています。
• CRM/MA/RPAを最小セットでつなぎ、記録とフォローを自動化できます。
• 地元事例と即レスで「福岡らしい安心感」を伝えると、成約までの距離が縮まります。

次にやること：3週間プランを組み、初週で「窓口の統一＋自動返信テンプレ＋Q&A更新」を一気に仕上げましょう。