請求書・見積書はまだ手作業？クラウドで“探す・転記する”を卒業

「請求書や見積書、毎回どこにあるか探して転記して…」——その手作業、実は紙→連番→台帳→テンプレ→フォームの順で整えるだけで、ぐっと楽になります。まずは紙で“型”を作り、台帳で一本化し、テンプレでブレをなくしてから画面に移す流れを、福岡の中小企業でも今日から取り組める形でやさしく解説します。

用語の整理：本記事で使う2つの“スタート合図”

「申込書」という広い言い方はやめ、請求・見積の文脈に合わせて次の2つに分けます。名前を分けるだけで、誰が見ても迷いにくくなります。

見積依頼票（見積のスタート合図）

営業や現場から「この内容で見積を作って」の合図として使います。紙1枚→連番→台帳へ1行で扱います。

請求起票メモ（請求のスタート合図）

受注・納品後に請求書を発行するときの合図です。見積の案件Noを引き継ぎ、金額や締め条件を最終確定します。

段階フロー：紙→連番→台帳→テンプレ→フォーム

いきなりフォームから入ると項目が増えがちで続かなくなります。紙で型を作る→台帳で一本化→テンプレでブレを止める→最後にフォームの順で進めましょう。

見積の流れ（全体像）

①見積依頼票（顧客名／品目・数量／希望納期／連絡先）→ ②連番（案件No）を付与（例：2025-0012）→ ③台帳へ案件No｜顧客名｜何を｜いつまで｜状態で1行追加→ ④見積テンプレで固定欄を埋める→ ⑤フォーム化（紙と同じ項目を画面へ）。

請求の流れ（全体像）

①請求起票メモ（案件No／確定金額／請求日／締め・支払条件／担当）→ ②台帳の状態を更新（承認待ち→受注→請求中→完了）→ ③請求テンプレで発行（最初は転記でOK）→ ④フォーム化（紙と同じ項目を画面へ）。

福岡の具体例

屋台向け食品卸なら、見積依頼票に「屋台名／納品希望曜日」を入れると、台帳の「いつまで」列で金曜集中が見え、配車や仕込みを前倒しできます。

台帳とテンプレ（ExcelでOK）：ブレをなくす実務

テンプレは「1件の書類」を作る役、台帳は「全体の状況」を見る役です。最初は表計算（Excel／スプレッドシート）で十分です。

台帳は1枚・5列から

案件No／顧客名／何を（品目）／いつまで（納期・請求日）／状態（受付・処理中・承認待ち・完了）。保存場所は1か所、全員で同じものを見ます。

見積・請求テンプレの最小セット

・見積：表題／案件No／顧客名／担当／有効期限／明細（品目・数量・単価・金額）／合計・税／振込先／問い合わせ先
・請求：表題／案件No／請求日／宛名／締め・支払条件／明細／合計・税／振込先／発行者情報

Excelでやる最低限の設定

①入力欄と自動欄を分ける（セル保護）／ ②計算は=数量*単価と=SUM()程度で開始／ ③右上に案件No欄を置き、ファイル名も案件No_文書種で統一します。

ミスを減らす小ワザ

・品目名や税区分はプルダウン（入力規則）で統一／ ・別シートに商品・顧客マスタを置き、単価や宛名だけ自動入力（慣れたらVLOOKUP/XLOOKUP）／ ・見積をコピーして請求に転用（案件Noは共通）。

フォーム＆クラウド移行：いつ・どう進める？

紙→台帳→テンプレが回りはじめたら、同じ項目名のままフォームとクラウドに置き換えます。いきなり多機能にせず、最小構成で試しましょう。

フォーム化のコツ

質問は紙と同じ5つ（顧客名／品目／数量／希望納期／連絡先）。送信後に台帳へ1行追加（最初は手でもOK）。連番は「年＋連番（例：2025-0012）」が分かりやすいです。

クラウド移行の目印

・発行数が増えPDF化や送付が手間／ ・台帳とテンプレの二重入力が増えてきた／ ・承認履歴や権限管理が必要になってきた——このあたりがサインです。

つまずきやすい点

フォームの項目を増やしすぎると定着しません。足りなければ週1回の見直しで1つずつ足しましょう。クラウド側の項目名は台帳と同じ名前にして連携ズレを防ぎます。

すぐ使える“雛形”

見積依頼票（A4）

案件No：＿＿＿／顧客名：＿＿＿／担当：＿＿＿
品目：＿＿＿／数量：＿＿＿／希望納期：＿＿年＿＿月＿＿日
連絡先（TEL／Mail）：＿＿＿／備考：＿＿＿

請求起票メモ（A4）

案件No：＿＿＿／顧客名：＿＿＿／請求日：＿＿年＿＿月＿＿日
確定金額：＿＿＿円／締め・支払条件：＿＿＿／担当：＿＿＿
備考：＿＿＿

まとめと次にやること

“探す・転記する”をやめる近道は、紙→連番→台帳→テンプレ→フォームの順で小さく整えることです。まず現場で合意し、同じ型で回すことから始めましょう。

• 見積依頼票と請求起票メモの2枚でスタート合図をそろえます。
• 台帳は1枚・5列・1か所で管理し、案件Noで紐づけます。
• テンプレはExcelで1種類に統一し、最後に同じ項目でフォーム化します。

次にやること：今日、2枚の紙（見積依頼票／請求起票メモ）と連番ルール、台帳5列を決め、直近5件で運用を開始しましょう。来週の朝礼で使い勝手を1点だけ改善します。