あの人しかできない仕事…“属人化”をなくすDXの第一歩

「あの人が休むと請求が止まる」「承認がどこで詰まっているか分からない」——その困りごとは、むずかしいITではなく部署横断フロー・引き継ぎ・滞留の設計不足が原因のことが多いです。この記事では、むずかしい言い回しをなくし、部署をまたいでも止まらない“共通の流れ”づくりに特化して説明します。今日から少しずつ整えていきましょう。

“部署またぎ”で止まる本当の理由

止まりやミスは個人の努力不足ではありません。多くは入口が多い・置き場所がバラバラ・引き継ぎがないの重なりで起きます。ここを先に直せば、人が入れ替わっても流れは止まりにくくできます。

バックオフィス視点で一本の道を作る

「見積→承認→受注→請求」を部署共通の流れとして作りましょう。依頼はフォームで受け付け、案件番号（自動で番号がつきます）をふり、ファイル名は「案件番号_文書の種類_版」でそろえます。承認の進み具合は見えるようにし、受注が決まったら請求書を自動で作成できるようにしましょう。

よくある失敗

最初から高機能な仕組みにして、入力が多くなり、誰も続かないことです。まずは同じ入口・同じ台帳・同じ名前の3つだけをそろえましょう。

属人化をなくす4ステップ（どの業務にも使える）

大事なのは道具より「順番」です。下の4つを上から順に進めると、無理なく定着できます。

① 業務の棚卸（今の姿→理想の姿）

仕事を「受付→処理→承認→保管」の4段に分け、各段で入力物・出力物・責任者を書き出しましょう。部署名も横に書き、部署をまたぐ受け渡しには★印を付けて見えるようにします。紙やホワイトボードで十分です。

② 入口の統一

依頼はフォームに集めましょう（紙・口頭は終了）。必須は3つだけ——依頼の種類・期限・添付（あれば）。どの部署からでも同じフォームを使い、案件番号は自動でふられるようにします。

③ 台帳と名前のルールを一本化

共通台帳（一覧表）で「案件番号・最新版の置き場所へのリンク・責任者（R）・承認する人（A）・期限」を1枚で管理しましょう。ファイル名は「案件番号_文書の種類_版」で固定し、最新版は必ず1つにします。誰がいつ承認したかも台帳に残しましょう。

④ 滞りの見える化（板＋件数の上限）

板（カンバン）に「受付・処理中・承認待ち・完了」を並べ、各列の件数の上限（WIP）を決めましょう。承認の締切ルール（例：24時間以内）も決め、超えたら赤色で分かるようにします。あふれたら入口を一時止め、原因をつぶしましょう。

WIP（仕掛かりの上限）の決め方

WIPは「勘」ではなく、人数・実績・目標納期のどれか（できれば組み合わせ）で決めましょう。最初は小さめにして、毎週見直すと安定します。

① 人数ベース（最初の一歩）

• ルール：1人あたり同時に持つのは1〜2件にします。
• 処理中：人数×1.5（端数切上げ）を上限にします。
• 承認待ち：処理中の80〜100%にします（詰まり検知用）。
• 始め方：まず厳しめで設定し、1週間ごとに±1件で調整しましょう。

② 実績ベース（無理のない上限）

直近4週間の「週あたり完了件数」の平均＝Tから逆算します。

• 処理中WIP：Tの0.8〜1.2倍にします。
• 承認待ちWIP：処理中の80%を目安にします。
• 例：完了が週13件 → 処理中は10〜16件（まず12件）、承認待ちは10件にしましょう。

③ 目標納期ベース（リードタイムから逆算）

WIP ＝ 1日あたりの完了数 × 目標日数 で置きます。

• 例：1日3件完了・目標3日 → WIP＝9件にしましょう。
• 目標を守れない週が続いたら、WIPを1〜2件下げるか、詰まる列だけ下げると効果が出ます。

現場手順（すぐ使える）

1. 1週間だけ計測：日々の完了数と、どの列で詰まったかをメモします。
2. 初期WIPを設定：迷ったら②の実績ベースで決めましょう。
3. ポリシーを掲示：ボード上部に「処理中は最大12、承認待ちは10。超えたら新規着手停止」と貼り出します。
4. 毎週15分見直し：超過が多い列は上限を下げる／作業を小さく切る、余裕の列は+1だけ試すにします。
5. 例外レーンは1枠：「至急」は常時1件までにしましょう。常に埋まるなら通常WIPが高すぎます。

福岡の現場での具体例

地域のやり方に合わせると、無理なく回り始めます。身近な例でイメージを固めましょう。

例：卸×屋台向けの見積（部署横断版）

フォームの必須項目：屋台名・納品希望曜日・数量の目安・依頼した部署。案件番号は自動でつき、共通台帳に並びます。営業→購買→経理をまたぐ承認も、板を見れば一目で分かります。金曜納品が多いと分かれば、購買のWIPを下げるか、承認の締切を前倒ししましょう。

例：製造×試作→本発注（引き継ぎ強化）

「試作依頼→試食→改良→本発注」を4段で管理します。各段の終わりの条件（例：試食のコメントを台帳に書く）を決め、役割表（RACI）で誰がやるかをはっきりさせましょう。担当が替わっても迷いません。

チェックリスト（3つ以上×なら要テコ入れ）

いまの状態を5分で確認できます。社内でサッと回してみましょう。

自己診断リスト

• 受付の入口が3つ以上ある（メール・口頭・紙…）。
• 最新版の置き場所が人によって違う（個人PC・共有・チャット）。
• ファイル名の決まりがない／版の管理が曖昧。
• 誰がいつ承認したか分からない。
• 滞っている案件の場所と件数をすぐ答えられない。
• 引き継ぎ資料が5分で読める長さになっていない。

用語ミニ解説（やさしく一言で）

カタカナはできるだけ避けますが、出会う言葉を短く説明します。

カンバン

作業の流れを「今どこ？」で並べる板のこと（受付・処理中・承認待ち・完了）。見れば状況が分かります。

WIP（仕掛かりの上限）

各列に同時に置いてよい件数の上限。増やしすぎを防ぎ、詰まりを早く見つけられます。

RACI（役割分担表）

誰がやる（担当）／最終責任は誰／相談先は誰／知らせる相手は誰、を1枚にした表。聞き直しを減らせます。

まとめと次にやること

止まりをなくすコツは、むずかしい仕組みではなく「部署横断フロー・引き継ぎ・滞留解消」の3点セットです。小さく始めて、毎週すこしずつ整えましょう。

• 入口と台帳の一本化で「探す・待つ・聞く」を減らせます。
• 5分手順書＋チェックリスト＋RACIで引き継ぎ可能にできます。
• カンバン・WIP・承認の締切ルールでどこで止まるかが分かり、手当てを早くできます。

次にやること（具体策）：今週は「見積依頼」だけで良いので、
① 共通フォームを作る → ② 案件番号を自動でふる → ③ 共通台帳に自動で入るようにする → ④ 板に自動でカードが出るようにする → ⑤ 承認の締切を「24時間以内」に決める——の順で試しましょう。