紙の請求書をやめると何が変わる？月末のバタバタをなくす方法【担当者編】

現場が感じるリアルな困りごと

経営者は「スピード経営」「コスト削減」といった成果を期待しますが、現場ではもっと身近で切実な課題があります。

• 毎月末、紙の請求書が机に山積みになり、深夜残業になる
• ハンコをもらうために上司を探し回る時間が多い
• 取引先から「まだ処理できていないの？」と催促が入る
• ファイル保管の棚がいっぱいで、新しい保管場所を探している
• 「システムを入れたらもっと大変になるのでは？」という同僚の声

こうした現場の声を経営者が理解していないと、電子化の話が出ても前に進みにくくなります。

よくある失敗

「システムを入れれば自動化できる」と思い込んで進めた結果、入力作業がむしろ増えてしまうケースです。現場の実務フローを見直さないまま導入すると、余計に手間がかかることがあります。

担当者が最初にやること

まずは「今の困りごとを整理すること」が第一歩です。漠然と「忙しい」と言うより、どこに時間や労力がかかっているのかを数字で把握しましょう。

チェックリスト

• 請求書を受け取る手段（郵送・FAX・持参など）を書き出せます
• 処理にかかる時間（開封・押印・コピー・ファイリング）を測れます
• 承認に必要な人数と日数を整理できます

これをまとめれば、「電子化すれば何が楽になるのか」を自分でも整理でき、経営者に説明しやすくなります。

福岡の現場例

同じ悩みを持つ現場の例を知ると、自分のケースにも応用できます。

• 建設業：工事現場の精算書をFAX送信していたが、オンライン化で承認が即日完了。
• 飲食業（天神）：仕入先から紙で届く請求書を電子化し、本社確認がその日のうちに完了。
• 物流業（門司港）：港での荷受け伝票を電子化し、本社と同時に確認可能に。
• 医療機関（博多区）：診療報酬の関連書類を電子化し、月末残業を削減。
• 農業（糸島）：出荷請求をアプリ管理に変え、東京の取引先に即日送信。

経営者にどう伝えるか

経営者に伝えるときは、感覚ではなく数字や具体例を使うと効果的です。
「毎月末に20時間の残業が発生している」「書類保管コストに年間10万円かかっている」など、リアルな数値を示すと理解してもらいやすくなります。

用語ミニ解説：ワークフロー

ワークフロー（業務の流れを管理する仕組み）は、単なる承認ツールではありません。「誰のところで止まっているか」を見える化できるため、業務改善の武器になります。担当者が理解しておけば、経営者に具体的に説明できます。

取引先との関係も変わる

請求書の電子化は社内の効率化だけでなく、取引先への対応にも直結します。問い合わせや修正依頼にすぐ対応できるようになり、「この会社は対応が早い」と信頼を高められます。

「仕事がなくなるのでは？」という不安

「紙の処理がなくなれば、自分の仕事がなくなるのでは…」と不安に感じることもあります。しかし実際には、単純作業が減ることで、人にしかできない業務に時間を使えるようになります。

まとめ

• 現場の困りごとを整理すれば、改善の道筋が見えます
• 福岡の各業種でも電子化により「残業削減」「確認スピードアップ」が実現しています
• 電子化は仕事を奪うのではなく、人にしかできない役割に集中するための仕組みです

次にやることは、自分の業務を数字に置き換えて整理することです。これが経営者に伝えるときの一番の材料になります。

もうちょっと知りたかなら、サクッとメールばちょうだい。